Bez względu na wybór formy zakupu i funkcjonowania floty w firmie – leasing operacyjny, FSL czy leasing z serwisem – najistotniejsze dla przedsiębiorstwa jest określenie TCO, czyli całkowitego kosztu posiadania firmowych pojazdów. Bez rzetelnego wyliczenia TCO nie można przewidzieć kosztów floty, a tym bardziej uzyskać oszczędności. Na TCO wpływa przede wszystkim wartość końcowa (rezydualna, czyli RV) samochodu. Od niej zależy wysokość utraty wartości pojazdu, która przekłada się na wysokość miesięcznej raty leasingowej. RV jest często pomijane przy flocie kupowanej za gotówkę, a przecież im większą kwotę uda się odzyskać przy odsprzedaży aut po planowanym okresie użytkowania to w konsekwencji poprawnie ustawiony koszt amortyzacji podatkowej będzie niższy.

Koszty obsługi stanowią kolejny ważny element TCO. Zaliczają się do nich nie tylko wydatki na planowe wizyty w serwisie, ale i na nieprzewidziane naprawy. Pominięcie ryzyka takich dodatkowych wydatków może zachwiać realizacją założeń flotowego budżetu. Koszty ubezpieczeń pojazdów to trzecia składowa TCO. Warto pamiętać, że wysokość składek w kolejnych okresach jest głównie uzależniona od poziomu szkodowości w przedsiębiorstwie. Nie można więc zakładać, że wynegocjowaną w pierwszym roku stawkę ubezpieczenio­wą uda się utrzymać w kolejnych latach, jeżeli nie skorzystano w ubezpieczenia wieloletniego na cały okres użytkowania. Wydatki na paliwo to ostatni ze znaczących kosztów związanych z firmowymi autami. W analizie TCO paliwo stanowi często blisko 30% nakładów, dlatego przed wybraniem konkretnych modeli do floty należy przetestować pojazd demonstracyjny z wybranym silnikiem. Najlepiej zrobić to również w warunkach, w jakich później najczęściej będą użytkowane firmowe samochody.