Polskie przepisy kadrowo-płacowe są skomplikowane i zmienne, a ich zastosowanie często wymaga konsultacji z odpowiednim urzędem. Dlatego, zwłaszcza jeśli nowe przepisy należy wprowadzić szybko, mogą pojawić się błędy w ich realizacji. Audyt kadrowo-płacowy, choć wymaga czasu i wnikliwej analizy, jest doskonałą metodą weryfikacji poprawności procesów kadrowych w firmie.

Audyt kadrowo-płacowy – co obejmuje?

– Audyt pozwala zidentyfikować ewentualne nieprawidłowości i wprowadzić działania naprawcze. Do jego przeprowadzenia powinna skłonić nie tylko możliwa kontrola, np. ZUS, ale również wdrażanie rozwiązań cyfrowych do obsługi kadr, jak SAP HCM. To system stosowany w większości dużych firm w Polsce, po który coraz chętniej sięgają również mniejsze przedsiębiorstwa, chcąc usprawnić i zautomatyzować procesy kadrowe – mówi Aneta Stelmach z firmy Quercus – specjalizującej się we wdrażaniu SAP HCM oraz autorskich narzędzi do obsługi kadr.

Audyt kadrowo-płacowy to kompleksowy przegląd dokumentacji i procesów kadrowych w firmie. To sposób na ich sprawdzenie pod kątem zgodności z przepisami prawa pracy i prawa podatkowego. Audyt kadrowo-płacowy obejmuje w szczególności:

·       dokumentację kadrowo-płacową

Sprawdzana jest kompletność dokumentacji kadrowo-płacowej i sposób jej przechowywania (zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej). Należy więc sprawdzić, czy zgromadzona dokumentacja jest zgodna z aktualnymi przepisami, a także czy zawiera wszystkie wymagane dokumenty (m.in. umowy o pracę, zaświadczenia lekarskie, listy obecności, deklaracje ZUS i PIT).

·       akta osobowe pracowników

Podczas audytu sprawdzane są także akta osobowe pracowników: ich kompletność (informacje o pracowniku, historia zatrudnienia, podpisane regulaminy pracy itp.) oraz odpowiedni układ (części A, B, C i D). Warto też sprawdzić, czy informacje w aktach osobowych (tych w formie papierowej) pokrywają się z danymi w systemach kadrowych.

·       naliczanie wynagrodzeń, dodatków oraz ich rozliczanie (ZUS, US)

Poprawnie przeprowadzony audyt powinien obejmować również kontrolę naliczania wynagrodzeń (w tym dodatków, potrąceń, premii), np.: czy są realizowane na podstawie aktualnych przepisów prawa podatkowego i ubezpieczeniowego; czy składki ZUS i zaliczki na poczet podatku dochodowego przekazywane są terminowo.

·       stosowanie się do przepisów prawa pracy

Warto zweryfikować też, czy firma stosuje się do aktualnych przepisów prawa dotyczących takich obszarów, jak: ewidencja czasu pracy, rozliczanie delegacji, urlopy, RODO, obowiązek informacyjny, np. dotyczący jawności wynagrodzeń, pracy zdalnej itp.

Korzyści z przeprowadzenia audytu

Efektem audytu powinien być raport wskazujący nieprawidłowości oraz działania naprawcze. Wielu z wykazanych błędów można uniknąć, na przykład wprowadzając odpowiednie rozwiązania informatyczne, które automatyzują procesy, minimalizując tym samym ryzyko wystąpienia pomyłek.

Wśród najczęstszych nieprawidłowości warto wymienić m.in.: błędną dokumentację pracowniczą (niekompletna, bez odpowiedniej struktury dokumentów – takiej samej dla dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej). Audyt pozwala także wyłapać: braki w obowiązkowych szkoleniach (np. BHP); błędy w regulaminach pracy; brak wdrożenia procedur, które wynikają z obowiązku informacyjnego wobec pracowników. Mogą też pojawić się błędy w zakresie naliczania płac oraz rozliczania urlopów.

– Większość z tych problemów można w prosty sposób zniwelować, wprowadzając odpowiednie narzędzia, takie jak np. portale pracownicze. Są one tworzone i aktualizowane z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, a wprowadzane zmiany od razu obejmują całą kadrę. Znika więc ryzyko przeoczenia jakiegoś dokumentu, co może mieć miejsce w przypadku obsługi ręcznej – wyjaśnia Aneta Stelmach.

Dobrze przeprowadzony audyt może być punktem wyjścia do wprowadzenia głębszych zmian w procesach kadrowo-płacowych i takiego ich zaplanowania w firmie, aby były efektywne (pod względem czasu realizacji i kosztów obsługi) oraz elastyczne w zakresie szybkiego wprowadzania aktualizacji. W efekcie zmniejszy się ryzyko wystąpienia nieprawidłowości i łatwiej będzie można wprowadzać zmiany dotyczące wszystkich pracowników. Skuteczniejszy będzie też nadzór nad aktualizacją dokumentów, bo nowoczesne systemy HCM automatycznie przypominają o ważnych terminach.

– Wiele przedsiębiorstw traktuje audyt kadrowo-płacowy jako formę przygotowania się do ewentualnej kontroli instytucji takich jak PIP czy ZUS. Warto potraktować go jednak jako punkt wyjścia do poprawy efektywności procesów kadrowo-płacowych w firmie. Audyt pomaga odkryć nie tylko nieprawidłowości w rozliczeniach czy dokumentacji, ale także nieefektywne procedury. Wdrożenie rozwiązań, takich jak SAP HCM, w dobie nowoczesnych technologii (wykorzystujących AI, automatyzację procesów, rozwiązania chmurowe oraz intuicyjne aplikacje) umożliwia lepszą kontrolę nad procesami, a także kompleksowy monitoring ich zgodności z przepisami. A co równie ważne, umożliwia wprowadzanie szybkich zmian – w całej organizacji – podsumowuje przedstawicielka firmy Quercus.