Listą płac nazywamy dokument używany w księgowości, który potwierdza naliczenie wynagrodzenia dla pracownika wraz z podatkiem i składką ZUS. Nie jest on obowiązkowy, jednak znaczna większość pracodawców zatrudniających na umowę o pracę taki dokument wystawia.

Lista płac, czyli tak zwany payrol, to ułatwienie dla wypłacającego wynagrodzenie. Dzięki niej prościej jest mu przygotować inne potrzebne dokumenty, takie jak roczne zeznanie podatkowe. Można ją stworzyć zarówno dla każdego pracownika z osobna, jak i zbiorczo dla całej firmy lub dla poszczególnych działów.  Ta zasada jest przestrzegana zazwyczaj w firmach zatrudniających dużą liczbę ludzi.

Jak sporządza się listę płac?

Informacje potrzebne do stworzenia listy płac dla pracownika to: dane osobowe, wykaz czasu pracy oraz zwolnień lekarskich. Podstawowa lista płac składa się z następujących elementów:

• oznaczenia pracodawcy,

• nazwy / numeru listy,

• numeracji stron,

• miesiąca objętego obsługą płacową,

• daty wykonania,

• podpisu pracodawcy.

Oczywiście podany wyżej wzór jest jedynie wyjściowym. W zakładach pracy zdarza się często, że lista płac jest o wiele bardziej rozbudowana. Czasami pracodawcy umieszczają na niej szczegółowe informacje, takie jak nadgodziny, zwolnienia lekarskie, premie itp. Najważniejsze jest jednak, aby na takiej liście znalazły się elementy objęte obowiązkiem podatkowym i składkowym.

Jako że wynagrodzenie nie może być wypłacane rzadziej niż raz w miesiącu, tak też lista płac jest sporządzana zazwyczaj z tą samą częstotliwością. Dopuszcza się jednak możliwość sporządzania jej częściej, jeśli tylko pracownicy otrzymują wynagrodzenie częściej niż raz na miesiąc.

Ewidencja wynagrodzeń jest możliwa również w formie elektronicznej, ale wtedy spełnione muszą być dwa warunki. Powinna być możliwość odtworzenia jej w formie papierowej, a także musi posiadać takie zabezpieczenia, aby została zachowana poufność wynagrodzeń.