W zależności od formy prawnej, rozmiarów prowadzonej działalności oraz innych czynników przybiera on postać bardzo rozbudowaną lub stanowi prosty system obsługiwany przez samego przedsiębiorcę.

Dział księgowości to elementarna część rachunkowości, która stanowi sformalizowany system zapisu zdarzeń gospodarczych, będących następstwem prowadzonej działalności gospodarczej. Z upływem kolejnych lat system ten podlegał rozbudowie i wypracowane zostały określone wzorce i metody prowadzenia zapisów, które uznane zostały za ogólnie obowiązujące standardy. W Polsce przedsiębiorcy mają możliwość prowadzenia księgowości w swojej firmie w postaci uproszczonej korzystając z karty podatkowej, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub w formie pełnej księgowości stanowiącej bardzo rozbudowany i złożony system. Nie zależnie od tego jak forma księgowości prowadzona jest w firmie odgrywa ona znaczącą rolę w funkcjonowaniu jednostki gospodarczej.

Zasadniczym celem jaki przypisywany jest uproszczonej księgowości jest przeprowadzenie prawidłowego rozliczenia z tytułu podatku dochodowego, z kolei pełna księgowość ma za zadanie dostarczyć pełnej informacji na temat sytuacji finansowej i majątkowej przedsiębiorstwa. Mimo tak ogromnych rozbieżności między dostępnymi formami prowadzenia księgowości stanowią one podstawę w sprawnym funkcjonowaniu jednostki gospodarczej. Księgowości przypisuje się kilka zasadniczych funkcji, które mają odzwierciedlenie w efektywnym zarządzaniu posiadanymi zasobami rzeczowymi oraz ludzkimi.

Prowadząc ewidencję wszystkich generowanych kosztów oraz osiąganych przychodów w przekroju danej perspektywy czasowej przedsiębiorca pozyskuje możliwość opracowania optymalnego planu działania, który umożliwi osiągnięcie maksymalnych korzyści ekonomicznych oraz opracowanie strategii, które realizowana będą przez firmę przez kilka najbliższych lat. Sprawne funkcjonowanie firmy możliwe jest dzięki efektywnemu zarządzaniu posiadanym kapitałem, który wydatkowany będzie na właściwe zasoby wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej a środki finansowe nie będą zamrażane w nierentownych przedsięwzięciach. Realizując szereg przedsięwzięć inwestycyjnych dzięki prowadzeniu księgowości możliwa jest kontrola rzeczywistych osiągnięć z podstawowymi założeniami jakie zostały opracowane w pierwotnym planie projektu.

Sprawny system księgowości oraz odpowiednio dobrane narzędzia umożliwiają przedsiębiorcy kontrolowanie prowadzonej działalności gospodarczej na wielu płaszczyznach. Rzetelny i wiarygodny obraz sytuacji finansowej i majątkowej jednostki gospodarczej to droga do pozyskanie inwestorów, poszukujących źródeł zaangażowania wolnych kapitałów.