Określenie całkowitego kosztu utrzymania firmowej floty, czyli TCO (z ang. total cost of ownership), pozwala zaplanować wydatki związane z eksploatacją aut na kilka lat obejmujących np. okres umowy leasingu lub wynajmu samochodów.

Właściwie przeprowadzona analiza TCO wskaże również obszary, w których można ograniczyć ponoszone koszty. TCO obejmuje m.in. cztery główne grupy wydatków na auta, w tym koszty bezpośrednie, takie jak finansowanie, serwisowanie, koszty paliwa oraz ubezpieczenie. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności w TCO należy też uwzględnić inne koszty pośrednie związane z autami, wśród nich nakłady administracyjne i pracownicze w dziale zarządzania pojazdami i księgowości, a także inne opłaty zewnętrzne (np. przejazdy autostradami, bilety parkingowe czy mycie aut). Warto wspomnieć, że zakup benzyny czy oleju napędowego jest wyjątkowo ważny, ponieważ wydatki na paliwo mogą sięgać 30 proc. kosztów eksploatacji floty. Istotnym elementem TCO są też koszty serwisowania samochodu. Do tej grupy wliczają się planowe przeglądy, niespodziewane naprawy czy likwidacja szkód komunikacyjnych nieobjętych ubezpieczeniem. Z kolei nakłady na ubezpieczenia firmowych samochodów z reguły można obniżyć, zmniejszając szkodowość floty, np. poprzez wprowadzenia finansowej odpowiedzialności kierowców za zawinione szkody.