Zacznijmy od genezy kłopotów finansowych. Dlaczego firmy w nie wpadają?

Anna Gąsiorowska: Powodów może być bardzo dużo, mogą to być zarówno czynniki zewnętrzne jak i wewnętrzne. Do tych pierwszych zaliczyłabym na przykład zmiana otoczenia biznesowego (pojawienie się na rynku silnego konkurenta, zmiana realiów prawnych czy podatkowych). Te drugie to przede wszystkim błędne zarządzanie firmy, nieudane inwestycje czy zły dobór kontrahentów czy firm do współpracy. + padają firmy, bo ktoś im nie zapłacił

Na prawo czy wysokość podatków nie mamy wpływu. Nie da się zminimalizować tego ryzyka.

Anna Gąsiorowska: To prawda, że nie mamy wpływu na regulacje prawne czy kolejne nakładane na przedsiębiorców obciążenia fiskalne. Nigdy do końca nie da się przewidzieć, co stanie się przedmiotem zmian. Jednak można minimalizować ryzyko kosztownych zmian prawnych. Przede wszystkim zalecam śledzenie wszelkich informacji, co planują politycy - oni lubią się chwalić, nad czym pracują i to niekiedy z bardzo dużym wyprzedzeniem. Inną kwestią jest to, że nie zawsze pomysły, nawet polityków partii rządzących automatycznie stają się prawem. Jednak posiadanie informacji, że szykują się zmiany w prawie nas dotyczące, pozwalają nam zdobyć więcej czasu na przygotowanie swojej firmy do nich. Konieczność zdobycia specjalnych atestów, nowy podatek? Gdy te przepisy wejdą w życie, nasza firma będzie mogła mieć już zabezpieczone środki na ten cel. Mało tego, planowanie z wyprzedzeniem pozwoli nam znaleźć najtańsze, a nie najszybsze opcje.

A co z czynnikami wewnętrznymi? Mamy na nie większy wpływ?

Anna Gąsiorowska: Przecież to od nas zależy, jak kierują naszą firmą, z kim chcemy współpracować i na jakich zasadach. Jeśli profesjonalnie podejdziemy do doboru kadr i doboru kontrahentów, ryzyko wpadnięcia w kłopoty finansowe będzie mniejsze.

Jak Pani rozumie kadry? W większości przypadków kojarzy się to jedynie ze stanowiskami kierowniczymi, a bardzo często o sukcesie firmy decydują zespoły pracowników.

Anna Gąsiorowska: Kadra zarządzająca to zawsze mały procent wszystkich pracowników firmy, ale ma ona niemały wpływ na resztę przedsiębiorstwa. Odpowiednie osoby, na odpowiednim miejscu to tylko połowa sukcesu. Dziś wygrywają ci, którzy stawiają na ciągły rozwój szeregowych pracowników, inwestują w szkolenia, kursy, nowe kompetencje pracowników. Jako przykład niech posłużą nam handlowcy. W wielu firmach ich jedynym zadaniem jest pozyskanie klienta za wszelką cenę i utrzymanie go. Tymczasem mogą oni poprawić ściagalność należności od kontrahentów.

Handlowiec - windykator? Czy to nie jest czasem zbyt mocne rozszerzenie ich pola działań?

Anna Gąsiorowska: Zacznijmy od tego, czym jest windykacja. To przede wszystkim negocjacje z dłużnikiem, by ten jak najszybciej spłacił dług (główny cel to zdobycie informacji o dłużniku i przyczynach zadłużenia oraz gdzie są pieniądze, dwa rodzaje informacje. handlowcy znają niby klienta, ale tak naprawdę nic nie wiedzą o sytuacji finansowej). Negocjacje te opierają się na kilku podstawowych sprawach: informacji o dłużniku, odpowiedniej strategii rozmowy i wreszcie monitorowaniu płatności. Kto, jak nie sprzedawca, który pozyskał danego klienta, będzie go znał lepiej, będzie miał najwięcej informacji na jego temat albo możliwości ich pozyskania? Odpowiednio wykorzystana informacja o dłużniku to już połowa sukcesu. Idźmy dalej - handlowiec kontaktuje się przecież z kontrahentami. Po nabyciu przez niego odpowiednich umiejętności, będzie umiał odczytywać werbalne i niewerbalne  sygnały, które każdy z nas wysyła o sytuacji swojej firmy. Rola handlowców jest tu więc dwojaka - przede wszystkim mogą weryfikować klientów jeszcze przed podpisaniem umowy, jak i mogą szybciej i lepiej przekonywać ich do spłaty długu.

Czyli szybciej oddamy dług komuś, kogo znamy, niż komuś z tej samej firmy, ale z kim wcześniej nie mieliśmy styczności?

Anna Gąsiorowska: Szybciej oddamy dług komuś, kogo znamy i kogo lubimy. Im bliższe i bardziej przyjazne są to kontakty, tym lepiej. Wracając do wspomnianych już handlowców - jeśli mają umiejętności zdobywania sympatii klientów, a skoro wykonują taki zawód, to tak musi być, to tylko krok od tego, by w przyjazny, acz stanowczy sposób upomnieć się o niezapłaconą fakturę. I jeśli zrobią to w profesjonalny sposób, to nie tylko odzyskają pieniądze, ale też utrzymają klienta.

Wróćmy do firmy z kłopotami finansowymi. Jak ma wyjść na prostą?

Anna Gąsiorowska: Przede wszystkim, by z nich wyjść, trzeba wiedzieć, co doprowadziło do ich powstania. W takich przypadkach zawsze proponuję audyt należności, który pozwoli na dojście do przyczyn tej sytuacji. Zazwyczaj okazuje się, że to nie kwestia jednego czy dwóch elementów, które pojawiły się w ostatnim czasie, ale szeregu mniejszych elementów na przestrzeni lat. Znając przyczyny, możemy działać.

W jaki sposób? Jeśli do problemów doprowadziły czynniki zewnętrzne, to trudno to wyprostować.

Anna Gąsiorowska: Podkreślmy to, że do problemów finansowych nie tyle doprowadziły czynniki zewnętrzne, co nieodpowiednie przygotowanie się na nie. Zazwyczaj, gdy rozmawiam z właścicielami takich firm, okazuje się, że firma już się dostosowała, choć za bardzo wysoką cenę. Pozostaje zatem zminimalizować te poniesione koszty. Dla przykładu: koszty uzyskania atestów czy konieczność przeprowadzenia niezbędnych inwestycji doprowadziły do tego, że firma nie zapłaciła swoim kontrahentom. W takim wypadku należy jak najszybciej rozpocząć negocjacje z wierzycielami.

To oczywiste, że Pani, jako windykator, będzie zachęcała do negocjacji z wierzycielami. Czy jednak dłużnik nie stoi zawsze na gorszej pozycji negocjacyjnej?

Anna Gąsiorowska: Nie ma czegoś takiego, jak lepsza lub gorsza pozycja negocjacyjna. Wszystko zależy od nas, jak się do tej rozmowy przygotujemy, jakie mamy argumenty i czy umiemy do nich przekonać naszego partnera. Dłużnik ma pieniądze wierzyciela, który ten by chciał jak najszybciej odzyskać. Pieniądze kontra czas. Przy odpowiednio prowadzonych negocjacjach, zawsze dojdziemy do wspólnych wniosków. Upadłość firmy nie jest w niczyim interesie.

Z każdym można się dogadać?

Anna Gąsiorowska: Z każdym, ale na każdego zadziałają inne argumenty czy inna strategia negocjacyjna. Trzeba wszystko dopasować do rozmówcy i do sytuacji, w jakiej się znaleźliśmy. Ważne są też wszystkie wcześniejsze wydarzenia - nasze poprzednie kontakty z kontrahentem, wcześniejsza współpraca.

Często Pani podkreśla, że przed negocjacjami windykacyjnymi trzeba zebrać informacje o partnerze. Mamy szukać haków na przeciwnika? Zakładać im tak modne ostatnio teczki?

Anna Gąsiorowska: Nic z tych rzeczy! Nie można popadać w paranoję. Nie chodzi tu o szpiegowanie kontrahentów, pozyskiwanie informacji w sposób nielegalny. Mamy przecież dostęp do różnych baz i rejestrów, mamy internet i strony internetowe firm. Najwięcej informacji uzyskuje się w dobrze przeprowadzonej rozmowie, czego uczymy. Mamy dostęp do informacji o przetargach. Wreszcie: mamy historię płatności naszego kontrahenta, mamy podpisane z nim wcześniejsze umowy, maile, itp. Informacji mamy dużo, musimy je tylko odpowiednio wykorzystać.