Sytuacja nr 1.

Dłużnikiem zajmuje się jedna osoba z firmy. To ona jest odpowiedzialna za wysyłanie pism z ponagleniami, wykonywanie telefonów i monitorowanie terminów spłaty. A co jeśli tej osoby zabraknie w biurze? Pójdzie na urlop, zachoruje?

Dłużnik może próbować się kontaktować z nią na jej prywatnego maila, na jej telefon służbowy. Jeśli nie ma zastępstwa, będzie to bezskuteczne. Dług będzie sobie "wisiał", czekając na osobę, która się daną sprawą, danym dłużnikiem zajmuje.

Okiem Negocjatora - Anny Gąsiorowskiej:

Windykacja to proces. Przerwy w tym procesie mogą utrudnić odzyskanie długu. Należy zadbać o to, by wgląd do informacji o długu miało więcej osób. Sytuacje losowe nie omijają także firmowych windykatorów.

Sytuacja nr 2.

W firmie istnieje dział windykacji. Każdemu z firmowych windykatorów przypisani są "jego" dłużnicy i to oni nadzorują ich spłatę - od początku do końca. W przypadku nieobecności jednego, dłużnika przejmuje inny windykator. Nie ma on jednak dostępu do korespondencji mailowej, między dłużnikiem a windykatorem.

Okiem Negocjatora - Anny Gąsiorowskiej:

Bardzo dobrze, że dłużnik nie zostaje pozostawiony sam sobie. Jednak w firmie powinny istnieć procedury na takie przypadki. Jednym z nich może być ogólny mail do działu windykacji, do którego to wpadałaby cała korespondencja pomiędzy dłużnikami a windykatorami. Każdy windykator miałby wtedy wgląd w historię kontaktów, w ustalenia, itp. Innym rozwiązaniem może być dostęp wszystkich windykatorów do bazy raportów. Raporty takie musiałby pisać każdy windykator, po każdej rozmowie czy wymianie maili.

Sytuacja nr 3.

Dłużnik kontaktuje się z firmą w inny sposób, niż to jest przewidziane. Może wysyłać maile na ogólne adresy do kontaktu, może przysyłać tradycyjne listy lub dzwonić na numer nie windykatora, ale na numer podany na stronie www jako firmowy. Ze względu na nawał pracy, jego próby skontaktowania sie z działem windykacji mogą zostać niezauważone albo zignorowane.

Okiem Negocjatora - Anny Gąsiorowskiej:

Przede wszystkim należy się zastanowić, dlaczego kontaktuje się poza ustalonym schematem. Być może nie może porozumieć się z windykatorem i szuka innych możliwości kontaktu, a być może tylko markuje swoją chęć współpracy. Poza tym w dobrze działających firmach, o każdym ruchu dłużnika, powinien zostać powiadomiony windykator. Nie może dochodzić do sytuacji, gdzie windykator nic nie wie o mailu czy piśmie od dłużnika. Przepływ informacji w całej firmie jest równie ważny co przepływ informacji wewnątrz działu windykacji.