W obliczu licznych zmian prawa gospodarczego i związanego z tym, rosnącego ryzyka biznesowego zwiększa się ilość przedsiębiorców zlecających prowadzenie ksiąg podmiotom zewnętrznym – nie bez przyczyny.

Pracownicy biur księgowych mają fachową wiedzę, uczestnicą w szkoleniach, na bieżąco śledzą zmiany w przepisach i najczęściej korzystają z nowoczesnego oprogramowania
– odpowiedniego do wymaganych prawem działań raportowania do fiskusa, a to wszystko razem oznacza koszty. Mogłoby się wydawać, że samodzielne prowadzenie księgowości generuje spore oszczędności. W rzeczywistości jest jednak odwrotnie.

Specjaliści oceniają, że gdy przedsiębiorca zleca rachunkowość wyspecjalizowanym w niej podmiotom, może zredukować swoje koszty nawet o połowę[1]. Właściciel firmy nie musi wtedy kupować specjalnych programów komputerowych ani opłacać szkoleń czy inwestować w systemy bezpiecznego przechowywania dokumentów. Niemniej powierzając komuś swoje rozliczenia, warto wiedzieć, czego powinniśmy od zewnętrznej księgowości wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za ewentualne błędy.

Kto odpowiada za błędy

Powierzenie księgowości firmie zewnętrznej nie oznacza, że właściciel przedsiębiorstwa przenosi na nią całkowitą odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych i poczynione w nich błędy, np. niedokonanie na czas wpłat do ZUS-u czy błędne zapisy w dokumentach wysłanych do Urzędu Skarbowego. Tego nie może zmienić umowa podpisana z biurem rachunkowym czy doradcą podatkowym. Gdyby taki zapis został w kontrakcie umieszczony, zostanie on uznany za niezgodny z prawem i nie będzie respektowany przez organy karno-skarbowe. Niezależnie od umowy, to sam właściciel ryzykuje majątkiem osobistym i firmy, jeżeli na przykład dojdzie do egzekucji zaległych podatków lub składek na ubezpieczenie. Jednak biuro zewnętrzne zajmujące się finansami przedsiębiorcy odpowiada za błędy popełnione przez swoich pracowników i musi partycypować w pokryciu ewentualnych kosztów. Przedsiębiorca może bowiem domagać się odszkodowania w drodze procesu cywilnego. Mówi o tym art. 471 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: „dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”. Pokrzywdzony właściciel firmy musi zatem udowodnić, że koszty, jakie poniósł, wynikały z konkretnych błędów biura rachunkowego, a z kolei biuro księgowe może uniknąć odpowiedzialności za pomyłki, jeśli wykaże, że nie wystąpiły one z jego winy.

Dlatego w interesie obydwu stron leży, aby wiążąca je umowa dokładnie określała wzajemne zobowiązania. Warto też dokumentować każdorazowo przekazywanie dokumentów. Szczęśliwie zarówno przedsiębiorcom, jak biurom rachunkowym przychodzą z pomocą nowoczesne narzędzia księgowe umożliwiające szybką ewidencję i wymianę elektronicznych dokumentów.

Obowiązek ubezpieczenia biur rachunkowych – bezpieczniej dla stron

Ryzykuje przedsiębiorca, ryzykuje biuro, który zajmuje się jego księgowością. Aby egzekwowanie roszczeń przez właścicieli firm było prostsze, a jednocześnie firmy rachunkowe nie narażały się na konieczność regulowania zobowiązań, które przekraczają ich możliwości finansowe, ustawodawca w roku 2014 nałożył na przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek[2] posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wynikające ze źle prowadzonych dokumentów lub rozliczeń. Minimalną wielkość sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC uzależnia się od rodzaju
i zakresu prowadzonej działalności. Jest to równowartość w złotych następujących kwot
w euro: 5 tys. dla doradców podatkowych, 10 tys. dla firm zajmujących się księgami rachunkowymi i 15 tys. w przypadku równoczesnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz usług doradztwa podatkowego. Odszkodowanie wypłaca zakład ubezpieczeń.

Pranie pieniędzy i terroryzm – przepisy unijne

Właściciele biur rachunkowych może ponosić konsekwencje prawne, jeśli prowadził dokumentację lub rozliczenia przedsiębiorstwa, które zajmowało się praniem brudnych pieniędzy lub miało związek z działalnością terrorystyczną i zataiło to. Mówi o tym Dyrektywa AML[3]. Zgodnie z tymi przepisami biuro rachunkowe ma obowiązek przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i musi zgłaszać takie przypadki. Oznacza to konieczność rejestrowania transakcji gotówkowych na kwotę równą lub większą niż 10 tys. euro, oraz identyfikowania stron transakcji. . Właściciel biura musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków wynikających z dyrektywy AML, tzw. Oficera, ponosząc z tego tytułu dodatkowe koszty.

25 lat w więzieniu za wyłudzenie VAT

Jednym z najnowszych rozwiązań prawnych dotyczących również firm rachunkowych
i doradców podatkowych, jest nowela Kodeksu Karnego, w którym pojawiły się nowe kategorie przestępstw. Mówimy tu o wystawianiu fikcyjnych faktur VAT, podrabianiu ich oraz przerabianiu i przedstawianiu jako autentycznych. Taryfikator kar przewiduje pozbawienie wolności do 25 lat w przypadku faktur wartości powyżej 10 mln złotych oraz 3-15 lat, jeśli przekraczają one 5 mln zł.  Sprawcy ww. przestępstw mogą zostać potraktowani łagodniej, gdy wskażą osoby, które współdziałały z nimi przy fałszowaniu dokumentów oraz ujawnią wszystkie okoliczności dokonania tego fałszerstwa. Jeśli dodatkowo zwrócą wyłudzone pieniądze, mogą nawet uniknąć kary.

Prowadzenie firmy zajmującej się księgowością i doradztwem podatkowym to ogromna odpowiedzialność – nie tylko prawna, ale również finansowa. Biura rachunkowe, które mają zapewnić bezpieczeństwo sobie i swoim klientom ponoszą coraz wyższe koszty. Dlatego kierowanie się wyłącznie niską ceną realizowanych przez biuro usług, przy jego wyborze, może okazać się oszczędnością pozorną.

Bogdan Zatorski, ekspert biznesowy Sage

Sage jest liderem na rynku zintegrowanych systemów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, wspierający przedsiębiorców na całym świecie. Trzydzieści lat temu sama rozpoczynała jako niewielka brytyjska firma, a teraz zatrudnia ponad 13.000 pracowników, którzy w 23 państwach obsługują miliony przedsiębiorców, będących motorem światowej gospodarki. Sage zmienia oblicze i upraszcza rachunkowość w firmach stosując błyskotliwe rozwiązania opracowane we współpracy z prężnie działającymi przedsiębiorcami, właścicielami firm, handlowcami, księgowymi, partnerami i programistami. Jako spółka ujęta we wskaźniku giełdowym FTSE 100, aktywnie wspiera środowiska lokalne i angażuje się w zmienianie świata poprzez filantropijną działalność Fundacji Sage.

Sage – lider na rynku zintegrowanych systemów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, wspierający przedsiębiorców na całym świecie www.sage.com