Czas to pieniądz. O tym, że Benjamin Franklin postawił w tym zdaniu słuszną tezę, wie każdy przedsiębiorca. Aby nie tracić czasu i, co za tym idzie, pieniędzy, wystawcy nie powinni czekać z decyzją o wprowadzeniu e-faktur. Elektroniczna faktura pozwala wystawcy znacznie zaoszczędzić, a koszty fakturowania ponoszone przez firmę zmniejszają się od chwili wystawienia pierwszej e- faktury. Poziom oszczędności sięga 90%.

Firma BillBird S.A. – jeden z liderów rynku elektronicznych płatności - na sobie testuje skuteczność systemu e-fakturowania VIA™ – Moje Rachunki online, który oferuje klientom. Wypracowane wyniki potwierdzają – wprowadzenie e-faktury pozwala oszczędzać dużo i natychmiast.

BillBird zaczął wystawiać swoim klientom faktury elektroniczne w czerwcu 2011 roku. Wystawienie pierwszej e-faktury poprzedził etap wdrożenia systemu informatycznego oraz proces zbierania zgód który trwał 4 tygodnie. Każda elektroniczna faktura okazała się dla firmy BillBird o ponad 90% tańsza od faktury tradycyjnej – oszczędność wynikała z redukcji kosztów druku, dystrybucji, magazynowania. Istotne znaczenie ma również fakt, że faktury elektroniczne docierają do odbiorców znacznie szybciej, brak też zagrożenia zagubienia faktury przez operatora pocztowego.

- BillBird miesięcznie wystawia średnio 3.500 faktur. W momencie startu projektu już 30% naszych Klientów przekonwertowaliśmy na faktury elektroniczne. Dzięki temu roczne oszczędności związane z fakturowaniem przekraczają kilkadziesiąt tysięcy złotych. Proces konwersji trwa, więc poziom oszczędności będzie stopniowo wzrastał – mówi Marcin Wysocki, Wiceprezes BillBird SA. W proces pozyskiwania zgody klientów na otrzymywanie faktury elektronicznych zaangażowany został dział sprzedaży firmy. Handlowcy zostali odpowiednio przeszkoleni z zagadnienia elektronicznych faktur i poinformowani, jakie korzyści niesie ich wprowadzenie dla wystawcy. Aby uprościć formalności związane z pozyskaniem zgody na wystawianie elektronicznych faktur, odpowiedni zapis sankcjonujący ten fakt został umieszczony w nowych umowach podpisywanych przez firmę po wdrożeniu systemu. – Zależy nam, aby elektroniczne faktury były rozwiązaniem korzystnym dla BillBird jako wystawcy i naszych klientów - odbiorców. Dlatego regularnie sprawdzamy, czy wyrażenie zgody nie generuje dla nich żadnych obciążeń, np. ze względu na to, że mają ograniczony dostęp do internetu – mówi Marcin Wysocki.
– Jak dotąd odsetek wycofanych zgód na otrzymywanie elektronicznych faktur nie przekroczył 1%. Odbiorców przekonują korzyści w postaci terminowości doręczenia dokumentów, co ułatwia im prowadzenie księgowości.

Elektroniczne fakturowanie to sposób na szybkie i znaczne obniżenie kosztów biznesu. Outsourcing tego procesu jest rozwiązaniem szytym na miarę małych i średnich przedsiębiorstw. Zlecając te usługę na zewnątrz wystawcy zyskują pewność, że będzie ona wykonywana profesjonalnie, szybko i przyniesie maksimum oszczędności.