Proponowane zmiany zawarte w projekcie ustawy o podatku od towarów i usług, dotyczą m.in. nowego sposobu ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego, podstawy opodatkowania oaz podwyższenia stawki VAT na niektóre towary. Znowelizowane przepisy zmieniają również sposób wystawiania faktur, wprowadzając możliwość wystawiania faktur uproszczonych oraz poszerzają definicję bezpłatnie przekazywanych przez firmy próbek. Nowelizacji ulegnie również część przepisów z zakresu prawa pracy. Oprócz wydłużonego urlopu macierzyńskiego, ma wzrosnąć płaca minimalna, a za święto przypadające w dniu wolnym od pracy otrzymamy dodatkowy dzień wolny.

Dla prawidłowego działania przedsiębiorstwa, wszystkie nowelizacje prawne znaleźć muszą swoje odzwierciedlenie w systemach do zarządzania firmą. Dlatego warto już dziś upewnić się, czy firma posiada system z dostępem do aktualizacji.

 (Po)strach wśród przedsiębiorców

Pod koniec każdego roku pojawia się ogrom informacji dotyczących tego jak przygotować firmę do zmieniających się przepisów prawa oraz jakie konsekwencje dla prowadzenia przedsiębiorstwa może wywołać brak takiego przystosowania. Powyższe zmiany mogą mieć istotny wpływ na rozliczenia podatkowe oraz na wartości wskaźników istotnych przy naliczaniu wynagrodzeń oraz różnego rodzaju dodatków płacowych. Może stanowić to duże obciążenie dla przedsiębiorców, których oprogramowanie do zarządzania firmą, nie będzie przystosowane do znowelizowanych przepisów prawnych. W skrajnych przypadkach są oni narażeni nawet na konsekwencje prawne związane z nieprawidłową rejestracją i wystawianiem dokumentów. Dlatego producenci oprogramowania zalecają wykupienie aktualizacji, szczególnie do modułów kadrowo-płacowych i księgowych.

„Aktualizacje w takich modułach jak CRM, Szkolenia czy Projekty zazwyczaj nie są podyktowane przez zmiany prawne, a przez dodatkowe funkcjonalności tworzone w oparciu o analizę rynku i potrzeb firm. W przypadku modułów księgowych, np. Księgi Handlowej, nawet jeżeli przedsiębiorca nie będzie używał faktur uproszczonych, to będzie je musiał przyjmować i zaksięgować” – mówi Jadwiga Wojtas, Dyrektor ds. Strategii z Soneta Sp. z. o.o., producent oprogramowania dla biznesu - enova.

W przypadku przedsiębiorców korzystających z aktualnego oprogramowania ERP w swojej firmie, ciężar zmian przenosi się na producenta oprogramowania, który gwarantuje terminowe dostosowanie programu finansowo-księgowego i handlowego. Firmy mają wtedy pełny dostęp do korzystania z prawnych i funkcjonalnych uaktualnień programu. Za tworzenie oraz rozwój oprogramowania odpowiedzialne są specjalne działy, składające się z ekspertów z dziedziny zarządzania, księgowości, handlu, finansów oraz kadr, które dbają o to by było ono zawsze aktualne z obowiązującymi przepisami prawa.

Koszty licencji i aktualizacji

Ceny licencji są różne i zależą od wielu czynników. W zależności od wielkości wdrożenia wahają się od kilkuset do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Cena aktualizacji zależy głównie od liczby zakupionych licencji, ceny oprogramowania, linii produktowej i długości trwania gwarancji. U różnych producentów koszty wahają się od 15% do nawet 50% ceny licencji.

„Licencja na oprogramowanie enova jest przyznawana dożywotnio, a koszt zakupu zależy od wybranego modułu i liczby stanowisk. Udzielamy gwarancji na 12 miesięcy, która zapewnia dostęp do nowych wersji programu, wynikających z rozwoju funkcjonalności i zmian przepisów prawa. Po upływie okresu gwarancyjnego zalecamy odnowienie warunków gwarancji. Koszt przedłużenia gwarancji wynosi 15% ceny licencji posiadanych stanowisk, przy aktualizacji terminowej i 30% w przypadku aktualizacji otwartej” – dodaje Wojtas.

Czy warto zainwestować?

Wykorzystywanie odpowiedniego i aktualnego systemu ERP w obszarze księgowości i kadr, zwiększa efektywność pracy biur rachunkowych, jak i działu księgowego w firmie. Minimalizuje możliwość popełnienia ewentualnych błędów. Moduły księgowe i handlowe zapewniają kompleksową obsługę firmy w zakresie ewidencjonowania dokumentów, księgowania oraz sporządzania deklaracji i sprawozdań bieżących oraz okresowych. Usprawniają codzienną pracę, a także zamykanie miesiąca i roku obrachunkowego. Prowadzą do automatyzacji najbardziej czasochłonnych operacji, skracają czas księgowania dokumentów, co umożliwia obsługę większej ilości klientów.

„Wdrażając system ERP stworzyliśmy doskonałe warunki do obsługi większej liczby klientów bez konieczności powiększania naszego zespołu. Czas potrzebny na zaksięgowanie dokumentów handlowych został skrócony o 70%. Podobne efekty przyniosło zastosowanie dodatku Elektroniczne Wyciągi Bankowe. Czas potrzebny na ich zaksięgowanie został skrócony o 80%” - mówi Aneta Pełko Prezes Zarządu Four Tax, biura rachunkowego, korzystającego z wielu rozwiązań systemu enova: Księgi Handlowej, Podatkowej, Inwentarzowej, a także modułów Kadry i Płace, Importy Księgowe, Elektroniczne Wyciągi Bankowe, Faktury, Analizy Wielowymiarowe oraz Praca na wielu Bazach.

Czy warto? W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie pracę w dziale księgowych, czy biurze rachunkowym bez odpowiednio przystosowanego i aktualnego programu ERP. Przy wyborze systemu należy zwrócić uwagę na jego zgodność z obowiązującymi przepisami oraz szybką reakcję producenta na zachodzące zmiany.