We współczesnym świecie wózki widłowe są integralną częścią funkcjonowania przedsiębiorstw. Warto więc zastanowić się, w jaki sposób można minimalizować elementy kosztowe, jednocześnie maksymalizując wykorzystanie tych, nierzadko bardzo drogich środków trwałych. Jest to szczególnie ważne w czasach recesji, gdy sprzedaż spada, marże kurczą się i obniżanie kosztów operacyjnych staje się nierzadko warunkiem przetrwania.

Dość powszechnie stosowane rozwiązanie polega na gotówkowym zakupie wózków widłowych i przekazaniu ich do eksploatacji i bieżącej obsługi pracownikom. Omawiana flota to zamrożenie ok. 1 mln złotych. Rejestracją, ubezpieczeniem i ewidencją zajmuje się pracownik działu administracji. On też, wspólnie z operatorem wózka widłowgo zajmuje się problemem - i jego likwidacją - w razie wypadku lub innej szkody maszyny. Ludzie ci zajmują się dostarczeniem wózka widłowego do serwisu na przeglądy oraz na naprawy po okresie gwarancji, a także wymianą opon, akumulatorów i ich składowaniem.

Dokonując wyboru marki i modelu wózka widłowego, firmy często biorą pod uwagę jedynie bezpośredni koszt zakupu. Składniki kosztów jawnych i ukrytych związanych z flotą wózków widłowych, które występują w większości przedsiębiorstw przerażają księgowych. Ta sytuacja zmusza do zastanowienia się nie tylko nad tym, jaki wózek widłowy wybrać, ale jak go najbardziej efektywnie pozyskać dla firmy.

Rozpowszechniony leasing wózków widłowych adresuje w pewnym stopniu problem przepływu środków związany z zakupem. Co prawda podraża on całkowity koszt zakupu, tym niemniej korzyści z rozłożenia płatności w czasie oraz możliwość księgowania całości rat leasingowych w koszty uzyskania przychodu kompensują dla wielu tę niedogodność.
Znacznie bardziej atrakcyjną formą pozyskania floty wózków widłowych, w pewnym sensie podobną do leasingu, jest outsourcing floty, zwany często w krajach anglosaskich Full Service Leasing. Jest to połączenie klasycznego leasingu operacyjnego z kompleksowym pakietem zarządzania flotą - Fleet Management. Firma outsourcingowa w ramach takiego pakietu może zapewnić:

• finansowanie wózka widłowego,
• pełen pakiet ubezpieczenia wózków widłowych,
• serwisowanie w okresie trwania umowy najmu, obejmujące przeglądy okresowe i naprawy,
• serwis ogumienia i akumalatorów wózków widłowych - wymiana opon i akumulatorów, wraz ze składowaniem,
• 24 h pomoc,
• zarządzanie procesem likwidacji szkód,
• budżet paliwowy,
• dostarczenie wózka widłowego zastępczego na uzgodnionych zasadach,
• raportowanie umożliwiające całkowitą kontrolę kosztów,
• inne usługi związane z eksploatacją floty wózków widłowych uzgodnione na indywidualne życzenie,
• dedykowanego konsultanta, odpowiedzialnego za kontakty i sprawne administrowanie parkiem wózków widłowych.

Jak widać, wszystkie ryzyka i związane z tym nieplanowane koszty mogą zostać poddane kontroli poprzez umowę outsourcingową. Znacznie wzrasta komfort codziennego użytkowania wózków widłowych, w sytuacjach kryzysowych zaś firma ma kontraktowo zagwarantowaną pomoc specjalistycznego partnera. Ponadto poprawia się bilans księgowy, przepływ środków i wydajność pracowników. Zachodzi pytanie o koszt takiego rozwiązania. Firma, która jest w stanie policzyć faktyczne koszty w formule TCO na bazie danych historycznych, łatwo wykaże, że outsourcing jest tańszy i bardziej efektywny. Ale nawet uproszczona analiza pozwala wykazać, że dla wybranych marek i modeli wózków widłowych miesięczna rata za wynajem w formule trzyletniego outsourcingu obejmującego finansowanie zakupu, pełen pakiet ubezpieczenia wózków, serwisowanie w okresie trwania umowy najmu, obejmujące przeglądy okresowe i naprawy, zarządzanie procesem likwidacji szkód, dedykowanego konsultanta, odpowiedzialnego za kontakty i sprawne administrowanie parkiem maszyn klienta może być tańsza od łącznego, miesięcznego kosztu leasingu w analogicznym okresie.

Outsourcing to skrót od trzech słów języka angielskiego: outside resource using, oznaczających używanie środków zewnętrznych. Jest to więc koncepcja funkcjonowania przedsiębiorstwa, polegająca na korzystaniu z narzędzi, usług i półproduktów oferowanych przez wyspecjalizowanych w swej dziedzinie partnerów biznesowych. Stosowany jest on w celu obniżenia kosztów wytwarzania wyrobów bądź usług oferowanych przez firmę, przy jednoczesnym podniesieniu ich jakości, dzięki skoncentrowaniu się na podstawowym procesie produkcji lub jego części jako funkcji głównej. To, co nie stanowi podstawowej działalności firmy, zostaje przekazane profesjonalnym firmom zewnętrznym.

Outsourcing stał się standardem wielu rozwiązań biznesowych na świecie i od kilku lat toruje sobie drogę na polskim rynku. Obserwując trendy rynkowe, w najbliższym czasie należy spodziewać się dużego zainteresowania firm i przedsiębiorstw tą formułą pozyskiwania i eks-ploatacji floty korporacyjnej.