Z nazewnictwem walczyć nie będziemy, ale przyjrzymy się, jak powinien wyglądać prawdziwy audyt. I to nie byle jaki audyt, ale audyt należności.

Podczas audytu będziemy towarzyszyć Annie Gąsiorowskiej, wieloletniemu windykatorowi, trenerowi biznesowemu oraz audytorowi. Dla ochrony danych osobowych, nie będziemy zdradzać żadnych szczegółów odnośnie audytorowanej firmy ani jej klientów. Profesjonalny audyt należności musi trwać, stąd też opisywane tu wydarzenia miały miejsce na przestrzeni kilku dni, a niektóre - nawet kilka tygodni po zakończeniu audytu.

Jedziemy do firmy, na południu woj. Zachodniopomorskiego. Wcześniej dowiadujemy się conieco o firmie - średniej wielkości firma budowlana, często uczestniczy w przetargach lub jest podwykonawcą większych podmiotów. Na rynku od kilkunastu lat.

Na miejscu wita nas właściciel. Mamy czuć się jak u siebie w firmie, a jego pracownicy są do naszej dyspozycji. Najpierw jednak Anna Gąsiorowska ma pytania do samego właściciela. Pyta o to, kto zajmuje się w firmie windykacją, kto kontroluje należności, jak wygląda proces decyzyjny w firmie.

Analiza wstępna i analiza procesu zarządzania należnościami

W firmie windykacją zajmuje się jedna z księgowych. Jeśli po tygodniu od terminu płatności, nie ma pieniędzy na firmowym koncie, dzwoni ona do dłużnika i dowiaduje się, dlaczego pieniądze nie dotarły na czas oraz pyta, kiedy klient przeleje pieniądze. Jeśli klient nie dotrzymuje ustalonego terminu, wysyłane jest pismo ponaglające, podpisywane przez właściciela firmy. Jeśli nadal nie ma spłaty - sprawę windykacji przekazują do zewnętrznej firmy windykacyjnej.

W dalszej kolejności Anna Gąsiorowska rozmawia z osoba odpowiedzialną za windykację. Okazuje sie, że księgowa po rozmowie z dłużnikiem zapisuje jedynie termin, do którego dłużnik zobowiązał się spłacić. Jeśli tydzień po tym terminie nie ma jeszcze wpłaty, uzupełnia wzór pisma do dłużnika i zanosi szefowi do podpisania i wysłania. 3 dni po terminie płatności, wyznaczonym w piśmie, sprawa jest przekazywana zewnętrznej firmie windykacyjnej.

Nadszedł czas na przegląd spływu należności. W chwili audytu należności, 4 firmy nie zapłaciły na czas. Sprawa wobec jednej z nich była już we firmie windykacyjnej. Do innej firmy zostało wysłane pismo windykacyjne i termin w nim jeszcze nie minął, do kolejnej - księgowa ma zadzwonić za 2 dni, bo nie minął jeszcze tydzień przedawnienia. Co do kolejnej - nie były podejmowane żadne czynności, bo jak stwierdziła księgowa: "oni zawsze płacą pod koniec miesiąca".

Audyt należności obejmuje także sposób pracy osób odpowiedzialnych za windykację. Postawia więc, by księgowa zadzwoniła w jej obecności do dłużnika. Do tego, do którego miała zadzwonić za 2 dni.

Procedury kontroli należności

Anna Gąsiorowska po wstępnej analizie decyduje: sprawę w firmie windykacyjnej zostawiamy, bo nie będziemy mieszać w porozumieniach między firmami. W dalszej kolejności bardzo ważne będzie wprowadzenie odpowiedniej polityki windykacyjnej oraz przeszkolenie księgowej z zakresu rozmów z dłużnikami.

W wyniku rozmów z właścicielem firmy oraz księgową, w firmie powstał dokument kontroli należności. Znalazły się w nim zarówno elementy już obecne w firmie, jak i nowe. Przede wszystkim ustalono terminy, w jakim czasie osoba odpowiedzialna za windykację, musi podejmować odpowiednie kroki. Dodano nowe elementy, takie jak wizyta terenowa czy też sporządzanie raportów po każdym telefonie do dłużnika.

Mając przygotowany dokument, Anna Gąsiorowska przystąpiła do szkolenia księgowej. W związku z tym, że szkolenie dotyczyło tylko jednej osoby, jej wiedzy i umiejętności, nie będziemy się rozpisywać nad jego przebiegiem.

Czas na działanie

Czym byłaby teoria bez praktyki? Czas zatem na sprawdzenie procedur oraz umiejętności windykacyjnych księgowej - na kolejną rozmowę windykacyjną pod okiem Anny Gąsiorowskiej. Tym razem rozmowa nie trwała 5 minut, a 20. Powstała po niej notatka, w której zapisano wszystkie informacje, jakie mogłyby być istotne dla odzyskiwania należności, a więc już nie tylko data kolejnego terminu spłaty, ale też powód niezapłacenia w terminie, itp. Po tej rozmowie Anna Gąsiorowska przekazała księgowej informację zwrotną, co jeszcze można zmienić w takiej rozmowie, m.in. by uważać na pewne zwroty, słowa, niedopowiedzenia, które mogą zostać źle zinterpretowane przez dłużnika.

Po zakończeniu głównej części audytu, Anna Gąsiorowska cały czas była w kontakcie z tą firmą, udzielała porad odnośnie konkretnych spraw, radziła co robić na takie, a nie inne działanie dłużnika. W końcu przyszedł również czas na wizytę terenową, której firma budowlana nigdy nie praktykowała. Przed wyjazdem na wizytę, która miała się odbyć przy asyście Anny Gąsiorowskiej, było jeszcze przygotowanie merytoryczne księgowej, a po niej - kilka spraw do omówienia i do poprawienia na przyszłość. Na koniec właściciel firmy stwierdził wraz z księgową, że konieczne jest dalsze pogłębianie wiedzy, poprzez szkolenia.

Po kilku miesiącach od audytu przyszedł mail od właściciela firmy: "Dzięki Aniu za audyt. Oszczędzamy na zewnętrznej windykacji i mamy szybciej pieniądze. O to chodziło!".