Elektroniczna forma sporządzania i składania do KRS corocznych sprawozdań finansowych nie jest już tylko kwestią wygody, ale staje się stopniowo wymogiem ustawowym. Jedna ze zmian legislacyjnych z początku roku wymogła na niektórych spółkach zarządzanych przez cudzoziemców potencjalnie dość kłopotliwe kroki dostosowawcze. Zdają się one nie do uniknięcia, mimo że informacje przekazywane przez Ministerstwo Sprawiedliwości sugerują drogę na skróty.

Od 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe będą musiały być sporządzane w formie elektronicznej według urzędowego wzoru oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Wynikać to będzie z nowego ust. 1f w art. 45 ustawy o rachunkowości, dodanego art. 10. ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, który wejdzie w życie właśnie 1 października.

Co więcej, wskutek zaskakujących zmian, obcokrajowcy (osoby fizyczne) reprezentujący podmioty obowiązane składać sprawozdania do KRS i chcący autoryzować proces składania sprawozdań muszą uzyskać PESEL i zdążyć skutecznie zawnioskować o jego wpisanie do KRS.

Rządowy projekt ww. nowelizacji nie przewidywał, że elektroniczne podpisywanie dokumentów musi być weryfikowalne numerem PESEL widniejącym w KRS. A kwalifikowany podpis elektroniczny można wyrobić na różne dane, w tym z paszportu (ePUAP wymaga posiadania PESEL). Sejm wprowadził jednak poprawki, które osłabiają walor okresu przejściowego obowiązującego od 15 marca br., czyli zasadniczej daty wejścia w życie ustawy z 26 stycznia, do 1 października. 

W tym okresie prawie wszystkie podmioty podlegające obowiązkowi składania sprawozdania finansowego mogą to uczynić dwiema elektronicznymi ścieżkami, w tym poprzez złożenie autoryzowanych skanów sprawozdania (art. 19e ustawy o KRS i art. 38 ustawy z 26 stycznia). Niestety, w praktyce, niezależnie od obranej ścieżki, proces musi być autoryzowany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL widnieje w KRS, będącej członkiem organu uprawnionego do reprezentowania lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej (pomijając przypadki szczególne, np. syndyka). 

Czy jest sposób na oszczędzenie wysiłków związanych z uzyskaniem PESEL?

Optymistyczna wydawała się odpowiedź e-mailowa z 19 kwietnia oficjalnego systemu wsparcia Ministerstwa Sprawiedliwości (krs@ms.gov.pl), dotycząca jednej z ww. ścieżek, a mianowicie elektronicznego systemu S24 (pisownia oryginalna): „(…) osoby reprezentujące spółkę nie mające numeru PESEL muszą wykupić podpis kwalifikowany w celu podpisania załączników dodawanych do Wniosku. Podpis należy wystawić na dane z paszportu.” Na dodatek „Instrukcja składania podpisu kwalifikowanego w portalu” (wersja 1.4.1) wydana przez ww. Ministerstwo nie precyzuje, żeby w jakichś okolicznościach konieczne było posiadanie PESEL.

Do takich zapewnień warto podejść ostrożnie. Nawet gdyby sprawozdanie podpisane na dane z paszportu zostało „przyjęte” przez system S24, to sąd mógłby zakwestionować poprawność złożenia sprawozdania. 

Na koniec, kilka praktycznych wskazówek.

W przypadku tych cudzoziemców, którzy wniosek o nadanie PESEL powinni złożyć do organu gminy właściwego dla dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, mogą oni to uczynić też we właściwych delegaturach innych dzielnic Warszawy. Jest wtedy szansa na szybszą odpowiedź. Z kolei profil ePUAP można zweryfikować w polskich urzędach konsularnych. A optując za kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lepiej zaplanować czynności z wybranym centrum certyfikacji. Póki co, certyfikat powinien być wydany przez centrum rekomendowane przez Ministerstwo Sprawiedliwości, a więc wymienione na stronach Narodowego Centrum Certyfikacji (www.nccert.pl).

O ekspercie

Jacek Kowalewski, adwokat, Associate w Kancelarii Taylor Wessing w Warszawie

Jacek Kowalewski jest członkiem zespołów ds. rozstrzygania sporów, handlowego oraz własności intelektualnej w Taylor Wessing w Warszawie. Doradza klientom lokalnym i międzynarodowym we wszystkich kwestiach prawnych dotyczących tych obszarów praktyki.

W latach 2006-2008 zajmował się szeregiem zagadnień prawnych jako doradca prawny w programie spraw precedensowych Helsińskiej Fundacji Praw Człowieka. W latach 2011-2016 był CEO pozarządowej organizacji Inicjatywa na rzecz Międzynarodowego Prawa Karnego i Praw Człowieka w Europie Środkowej i Wschodniej. W latach 2010-2011 oraz w 2016 r. pełnił funkcję eksperta prawnego, a następnie pracownika w dziale praworządności Biura Instytucji Demokratycznych i Praw Człowieka w OBWE. Przed dołączeniem do Taylor Wessing w Warszawie w 2017 roku był asystentem w Kancelarii Prawnej Pietrzak Sidor & Wspólnicy.

Mecenas Kowalewski studiował prawo na Uniwersytecie Warszawskim ze szczególnym uwzględnieniem prawa własności intelektualnej, prawa karnego i praw człowieka. Otrzymał także tytuł LL.M. w międzynarodowym prawie karnym na Uniwersytecie w Turynie we Włoszech.

Mówi w języku polskim i angielskim. Jest adwokatem, członkiem Okręgowej Izby Adwokackiej w Warszawie.

O Taylor Wessing:

Taylor Wessing jest międzynarodową kancelarią oferującą pełen zakres usług prawnych. Nasz zespół liczący ponad 1100 prawników pomaga klientom z najbardziej dynamicznych branż.  W doradztwie świadczonym na rzecz klientów, kierujemy się innowacyjnym podejściem do ich spraw biznesowych, które pomaga im osiągnąć sukces . Wspieramy klientów wszędzie tam, gdzie chcą rozwijać swój biznes. Nasze 32* biura w Europie, na Bliskim Wschodzie i w Azji oraz nasze dwie filie w USA łączą ugruntowaną wiedzę o lokalnych uwarunkowaniach w zakresie handlu, przemysłu i kultury z międzynarodowym doświadczeniem w zakresie prawnej obsługi organizacji biznesowych, w celu zapewnienia proaktywnych, zintegrowanych rozwiązań dla naszych klientów.
* w tym nasze stowarzyszone biura w Indonezji, Arabii Saudyjskiej i Korei Południowej