Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych, czyli programie oszczędzania środków na zabezpieczenie emerytalne, weszła w życie 1 stycznia br., a obowiązywać zaczęła już od 1 lipca. Pierwszymi uczestnikami nowego systemu zostali pracownicy dużych firm, zatrudniających minimum 250 osób na umowach cywilnoprawnych, od których odprowadzane są składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Teoretyczna suma pracowników zaangażowanych w oszczędzanie w PPK, wynosi 3,18 mln osób.^[1] Teoretyczna, ponieważ 47 proc. firm wyraża przekonanie, że większość pracowników ich organizacji nie będzie zainteresowana przystąpieniem do Pracowniczych Planów Kapitałowych.^[2]

Kolejne firmy muszą dołączyć do PPK

Od 1 stycznia 2020 r. do programu Pracowniczych Planów Kapitałowych muszą przystąpić średnie przedsiębiorstwa, tj. takie, które zatrudniają między 50-249 osób (według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.). W sumie obejmą ponad 14,7 tys. podmiotów niefinansowych.^[3] Kolejny krok wprowadzania Polaków do PPK nastąpi 1 lipca 2020 r., gdy do programu dołączy blisko 51,7 tys. małych przedsiębiorstw. Ostatnimi, które wprowadzą nowy system oszczędzania będą mikroprzedsiębiorstwa (zatrudniające do 9 osób) od 1 stycznia 2021 r.

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych zakłada finansowanie funduszy przez trzy podmioty: pracownika, pracodawcę oraz coroczny bonus od państwa. Dwie pierwsze opcje można podzielić na kilka wariantów:

●     Plan minimum - 92 proc. badanych przedsiębiorców zadeklarowało wdrożyć minimalną wymaganą przez regulacje prawne wersję, która zobowiązuje pracodawców do przekazania na fundusz 1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika.^[4]

●     Plan z dodatkową wpłatą pracodawcy - oprócz podstawowego wkładu 1,5 proc. wynagrodzenia pracownika przedsiębiorca może zadeklarować dokonywanie wpłat dodatkowych z własnej kieszeni, do wysokości 2,5 proc. wynagrodzenia brutto. Warto zaznaczyć, że każda wpłata wiąże się z potrąceniem podatku dochodowego, który od października wynosi 17 proc. Eksperci oceniają, że w najbliższych latach dodatkowe środki od pracodawcy na poczet PPK mogą służyć jako atut w czasie rekrutacji nowych pracowników.

●     Plan z dodatkową wpłatą pracownika - osoby zatrudnione mogą zdecydować o zwiększeniu wpłat własnych, przy czym nie mogą przekroczyć 2 proc. wynagrodzenia brutto. Wkład pracownika obliczany jest od kwoty brutto, przy czym wpłata trafia do PPK odliczona po opodatkowaniu, zmniejszając istotnie wypłatę.

Koszty liczone w setkach tysięcy

Przy przeciętnym wynagrodzeniu, które w trzecim kwartale 2019 r. wyniosło 4931,59 zł, jeśli pracodawca i pracownik zadeklarują finansowanie PPK w planie minimalnym, sumy miesięcznych wpłat wynoszą odpowiednio 73,97 zł i 98,63 zł.

-       Zakładając, że średniej wielkości firma zatrudnia 100 osób, co miesiąc na poczet Pracowniczych Planów Kapitałowych pracodawca musi przeznaczyć dodatkowe 7 397 zł, w skali roku obciążenie sięga blisko 89 tys. zł. Inwestycja w dostosowanie systemów informatycznych firmy, zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za obsługę programu czy zaangażowanie odpowiedniej instytucji finansowej pod PPK podnosi wydatki na implementację i funkcjonowanie nowego programu o kolejne kilkanaście tysięcy. Szacujemy, że koszt fundusz wynagrodzeń wzrośnie w średnich firmach nawet o 3 proc. - komentuje Alexander Beresford, CMO Finiata.pl.

Od 1 stycznia 2020 r. płaca minimalna zostanie podwyższona o 350 zł brutto, do poziomu 2 600 zł brutto, tym samym prognozowane przeciętne wynagrodzenie na przyszły rok przyjęto na poziomie aż 5 227 zł. Z drugiej strony tymczasowo odłożony do dyskusji rządowy projekt zniesienia 30-krotności limitu składek na ZUS, obniżyłby wynagrodzenie pracowników zarabiających powyżej 20 tys. zł brutto miesięcznie, a pracodawca musiałby zapłacić dodatkowo blisko 4 tys. zł z tytułu składek ZUS. Realnie przekłada się to na wyższe składki na ubezpieczenie społeczne i zachwianie płynności finansowej przedsiębiorstw.

-       Na chwilę obecną Pracownicze Plany Kapitałowe, które funkcjonują na rynku od blisko 5 miesięcy, nie pozwalają jednoznacznie stwierdzić, czy w dalszej przyszłości pracownicy osiągną lepszy efekt z odkładania swoich środków w ramach tego programu biorąc pod uwagę zmieniającą się koniunkturę rynkową i inne czynniki makroekonomiczne, a także polityczne, niż gdyby wybrali inną opcję oszczędzania na emeryturę. Ponadto obowiązek wprowadzenia PPK przez pracodawców znacznie zwiększył koszt zatrudnienia pracownika, co istotnie wpływa na obniżenie rentowności firm - komentuje Monika Żebrowska, Senior HR&Finance Manager w Clue PR.

Największymi z wyzwań dla przedsiębiorców przy wdrożeniu Pracowniczych Planów Kapitałowych wewnątrz organizacji są kwestie organizacyjne i prawne. Ponad połowa badanych firm (52 proc.) rozpoczęła współpracę z zewnętrznymi dostawcami kompleksowo wspierającymi w obszarze zmian w dokumentach, a także firmowych systemach księgowych i HR. Integracja odpowiednich systemów IT, które wspomogą wymianę informacji na linii pracownik-pracodawca oraz pracodawca-fundusz zarządzający stanowi dodatkową inwestycję w programy finansowe np. ERP lub dedykowane oprogramowanie, których koszt może sięgać nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Posiadanie właściwego mechanizmu informatycznego wspomoże w przyszłości prowadzenie poprawnej ewidencji uczestników PPK oraz składanych przez pracowników deklaracji, rejestracji wykazu pobranych i przekazanych do wybranej instytucji finansowej składek, czy obliczanie wysokości wpłat i terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej. Również gromadzenie i archiwizowanie informacji dotyczących PPK jest istotnie ważne w kontekście regulacji prawno-karnych.

Nawet milion złotych kary

W każdej nowej ustawie nakładającej na przedsiębiorców obowiązki pojawia się rozdział z przepisami karnymi. Nie inaczej jest w przypadku programu Pracowniczych Planów Kapitałowych. Pracodawcy powinni uważnie pilnować harmonogramu, który zakłada ustawa, ponieważ karą za nieterminowe zawarcie umowy o zarządzanie PPK jest grzywna w wysokości nie wyższej niż 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego - przykładowo dla małych i średnich firm, które będą musiały zawrzeć umowy o zarządzenie PPK w 2020 r., punktem wyjścia będzie fundusz wynagrodzeń za 2019 r. Karze podlega również niezawarcie w terminie umowy z uprawnionym podmiotem finansowym o prowadzenie PPK w imieniu osoby zatrudnionej. Ustawa za ten czyn wyznacza grzywnę w wysokości od 1 tys. do 1 mln zł.

Karze grzywny o wartości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń podlega również nakłanianie pracowników do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Udział w Pracowniczych Planach Kapitałowych jest dobrowolny, tzn. że osoby zatrudnione mogą w dowolnym momencie zrezygnować lub dołączyć do programu. Pracodawca lub osoby działające z jego polecenia mogą informować osoby zatrudnione o dobrowolności oszczędzania w PPK i o możliwości rezygnacji z udziału w tym programie, jednak informowanie nie może przybrać postaci nakłaniania - niedozwolone jest oferowanie innych korzyści, prośby, groźby lub sugestie, które mogłyby wpłynąć na decyzję pracownika.

Prawidłowe wprowadzenie PPK wewnątrz organizacji, jest szczególnie istotne ponieważ ustawa zakłada otwarte założenia, a poprawność konkretnych rozwiązań będą potwierdzały dopiero przyszłe kontrole Państwowej Inspekcji Pracy i Polskiego Funduszu Rozwoju.