W modelu SaaS użytkownik płaci za dostęp i nie ma konieczności zakupu ani sprzętu, ani zewnętrznego, dodatkowego oprogramowania.

Koncepcja usługi "software on demand" nazwana później "Software-as-a-Service" (SaaS) powstała w latach 60-tych XX wieku. Jej dynamiczny rozwój nastąpił w okresie popularyzacji internetu oraz doskonalenia jakości dostępu do sieci.

Upraszczając, SaaS polega na przeniesieniu przetwarzania danych z komputerów i serwerów używanych w sieci lokalnej do wysoko wyspecjalizowanych centrów przetwarzania danych.

Rozwiązanie te na początku dotyczyło głównie e-learningu czy też poczty elektronicznej. Rozwój internetu sprawił, że oferta SaaS pojawiła się również jako oprogramowanie wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Korzystanie z takiego oprogramowania przez internet staje się coraz bardziej popularne. Ułatwia organizację procesów, szczególnie dla firm rozproszonych terytorialnie. Użytkownicy tego modelu nie muszą się martwić o sprzęt, miejsce instalacji oprogramowania, czy też miejsce zapisywania danych. Wszystkie programy z jakich korzystają użytkownicy, znajdują się na serwerach dostawcy.

Najistotniejsze jest, aby użytkownicy posiadali dostęp do odpowiedniej funkcjonalności, a poszczególne moduły systemu informatycznego były ze sobą zintegrowane.

Przykładem takiego oprogramowania do zarządzania małym i średnim przedsiębiorstwem jest mKsiegowa.pl. Pozwala na automatyzację procesów księgowych, sprzedaży, zakupu oraz gospodarki magazynowej.

mKsiegowa.pl udostępniana jest przez internet w architekturze trójwarstwowej. Użytkownicy łączą się z systemem za pomocą przeglądarki internetowej. Dane przetwarzane są w warstwie aplikacyjnej. Aplikacja łączy się bezpośrednio z bazą danych modyfikując dane.

Aby w pełni wykorzystać możliwości raportowe bardzo często programy udostępniają interfejs do Open Office lub Microsoft Office. Dane wygenerowane w formacie Excel są dalej przetwarzane lokalnie.

Systemy udostępniane w modelu SaaS nie mają też granic terytorialnych. Jeżeli system posiada wielojęzyczny interfejs, wówczas można go wykorzystywać w wielu krajach jednocześnie, integrując pracę oddziałów i partnerów gospodarczych.

Korzystanie z oprogramowania w modelu SaaS pozwala na zmniejszenie kosztów obsługi informatycznej przedsiębiorstwa. Nie trzeba ponosić kosztów zakupu infrastruktury, licencji na oprogramowanie oraz ciągłych uaktualnień. Całość tych kosztów przerzucona jest na dostawcę oprogramowania, który dba o wsparcie techniczne i merytoryczne użytkowników.

Poniższa tabela pokazuje przykładowe porównanie kosztów zakupu i utrzymania oprogramowania do prowadzenia księgowości dla małej/średniej firmy w cenach netto.

Dla porównania przyjęto system informatyczny, składający się w modelu tradycyjnym z:

·       serwera typu HP ProLiant ML330 G6, 1TB HD, UPS

·       licencji na przykładowe oprogramowanie księgowości dla 2 użytkowników

W porównaniu pominięto elementy infrastruktury, które są niezbędne w obydwu modelach:

·       komputery PC

·       użytkowników Sieć lokalną

Podobnie porównanie miesięcznych kosztów utrzymania:

Jak widać, abonament eliminuje koszty zakupu infrastruktury oraz umożliwia zmniejszenie miesięcznych kosztów utrzymania systemu. Użytkownicy nie ponoszą dodatkowych kosztów związanych z zakupem aktualizacjami systemu, utrzymania bezpieczeństwa danych czy też supportu aplikacji.

Poza kwestiami finansowymi, model wynajmu oprogramowania ma jeszcze jedną istotną zaletę.  Jest to strategia, którą można nazwać 3P: Personel, Projekty i Procesy.

Wdrożenia systemów SaaS mają pozytywny wpływ na pracowników, którzy uzyskują dostęp do oprogramowania z dowolnego miejsca, przyczyniając się do stworzenia bardziej elastycznego stanowiska pracy. Dodatkowo oprogramowanie wspomaga komunikację wśród kadry zarządzającej przedsiębiorstwem, pozwalając na natychmiastowy dostęp do wszystkich, niezbędnych informacji.

W świecie, gdzie dobro klienta jest stawiane na najważniejszym poziomie, każda usługa staje się projektem. W tym sensie dostęp do właściwej informacji, we właściwym czasie i miejscu jest krytyczny. Systemy informatyczne (łącznie z CRM) pomagają zespołowi projektowemu minimalizować ryzyko i zarządzać oczekiwaniami klienta.

Wyzwanie, jakie stoi przed każdą firmą, związane z zarządzaniem procesami biznesowymi jest wspierane przez oprogramowanie dostarczane w modelu SaaS. Integracja ze światem zewnętrznym, systemami klientów, tworzenie „łańcucha dostaw” nabiera nowego znaczenia.

W w/w kontekście „3P”, organizacje stają się bardziej elastyczne i mogą dowolnie kształtować model obsługi procesów: wewnętrzny (wszystkie usługi wspomagające są świadczone wewnątrz firmy), zewnętrzny (usługi są zlecane na zewnątrz) lub hybrydowy (usługi zlecane są częściowo na zewnątrz).

Należy też zauważyć, że systemy w modelu SaaS działają w zasadzie na dowolnej platformie sprzętowej. Można je używać niezależnie od tego, czy stosuje się w firmie komputery z systemem Windows, Linux, czy też Mac OS. mKsięgowa to narzędzie wieloplatformowe – pozwala na korzystanie z niej nie tylko na różnych systemach operacyjnych, ale również na różnych sprzętach. Aplikacja jest dostępna na coraz bardziej popularnych „smartphonach”. Takie rozwiązanie pozwala na dostęp do finansów w sytuacjach, gdzie brakuje dostępu do komputera.

Jednym z ważniejszych elementów SaaS jest bezpieczeństwo przechowywania danych. Serwery umieszczone w centrach danych są bezpieczniejsze i lepiej chronione niż w lokalnych serwerowniach.

Dane są przechowywane w specjalistycznych centrach danych posiadających profesjonalne zabezpieczenia oraz procedury. Fizyczna lokalizacja centrów danych nie jest ujawniana publicznie, aby zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa. Dodatkowo, centra danych są zaprojektowane tak, aby wyeliminować słabe punkty i zapewnić maksymalny czas nieprzerwanej pracy. Większość elementów infrastruktury jest zdublowana, natomiast dostęp do serwerów ograniczony dla wyspecjalizowanego personelu.

Ważnym elementem bezpieczeństwa jest fakt, że dane są zabezpieczone tak, jakby każda organizacja pracowała na oddzielnym serwerze. Osoby nieuprawnione nie mają dostępu do danych. Zabezpieczenia w tym zakresie są podobne do zabezpieczeń stosowanych przez bankowość internetową. W przypadku aplikacji oferowanej przez ERPmobile, dodatkowo zabezpieczenia są regularnie poddawane audytowi bezpieczeństwa.

Takie rozwiązania są dużo bezpieczniejsze niż zabezpieczenia tradycyjnych komputerów oraz biur gdzie znajduje się sprzęt, a o których bezpieczeństwie niejednokrotnie użytkownicy zapominają.