Liczby mówią same za siebie - w Anglii elektronicznie rozlicza sią ponad 90% firm, w Estonii – 80%, a w Danii ponad 60%. To nie wszystko… 12 mln uratowanych drzew oraz 240 mld EUR oszczędności to wg. raportu PKPP Lewiatan przykładowe korzyści jakie płyną z wprowadzenia faktur elektronicznych w europejskich firmach.  Ponad 90% firm w Anglii rozlicza sią elektronicznie, w Estonii – 80%, a w Danii ponad 60%. Jednak nie w Polsce… W naszym kraju prawie 90% przedsiębiorców nadal posługuje się papierowymi fakturami, ponosząc przez to niepotrzebne koszty, takie jak wydatki związane z zakupem papieru i kopert, tonera do drukarki, a także opłatami pocztowymi. Do listy tej musimy dodać również czas, jaki poświęcamy na przygotowanie tradycyjnej faktury oraz jej wysyłkę, nie wspominając o… kolejkach do okienka pocztowego. Obliczono, że całkowity koszt jednej papierowej faktury to ok. 2-5 złotych (zgodnie z ogólną zasadą, im więcej dokumentów generuje przedsiębiorstwo, tym koszt jednostkowy jest mniejszy), podczas gdy jej elektroniczny odpowiednik kosztuje zaledwie 5 groszy! Wystarczy przemnożyć to przez ilość kilkuset dokumentów generowanych przez małą firmę, aby otrzymać całkiem sporą sumę.

Dlaczego więc zaledwie 10% firm korzysta z faktur elektronicznych?

„Z naszego doświadczenia ze współpracy z przedsiębiorcami i księgowymi wynika, że Polacy kochają dokumenty papierowe – przez lata przyzwyczailiśmy się do nich i uważamy, że to co wydrukowane jest pewne. Tymczasem wcale tak nie jest – często zdarza się, że dokumenty giną, zostają uszkodzone czy chociażby blakną. A przecież prawo obowiązuje każdego przedsiębiorcę do przechowywania dokumentów finansowych przez okres 5 lat. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest wprowadzenie elektronicznego systemu do przechowywania danych, który nie tylko zapewnia nam bezpieczeństwo, ale także ogromne oszczędności” – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI24. „Korzystanie z faktur elektronicznych to przede wszystkim wygoda - dokumenty dostępne są dla nas 24h na dobę, z każdego miejsca i urządzenia gdzie możemy korzystać z sieci. Jest to ogromne ułatwienie, które pozwala oszczędzić nie tylko czas, ale również pieniądze, eliminując niepotrzebny problem jakim jest drukowanie, wyszukiwanie i przechowywanie tradycyjnych faktur.”  - dodaje Jacek Bartnik.

Co bardzo ważne z punktu widzenia przedsiębiorców oraz działów księgowych, które obawiają się  o jasność przepisów co do przechowywania dokumentów finansowych - na początku 2013 roku wraz z nowelizacją ustawy o VAT, zmieniono przepisy dotyczące odbioru faktur w formie elektronicznej. Podstawową zmianą było usunięcie obowiązku wyrażenia przez odbiorców formalnej zgody na przesyłanie faktur przez Internet, tym samym pozostawiając tę kwestię do umownego określenia przez strony. Ściślej rzecz ujmując, wystarczy ustna zgoda na otrzymywanie dokumentu w formie elektronicznej oraz opłacenie pierwszej otrzymanej tym sposobem faktury przez klienta. Również w 2013 roku zniesiony został obowiązek podpisywania faktur bezpiecznym znakiem kwalifikowanym, czyli tzw. podpisem elektronicznym. Oznacza to, iż rozliczanie się i wysyłanie faktur drogą elektroniczną jest uznaną przez ustawodawcę formą rozliczenia się przez firmy.