Mechanizm polega na tym, że z płaconej wartości brutto faktury VAT, która wpływa na konto sprzedawcy, bank automatycznie pobiera kwotę podatku od towarów i usług na osobny rachunek VAT, powiązany z rachunkiem rozliczeniowym. Split payment dotyczy wyłącznie płatności pomiędzy firmami (B2B) w walucie PLN. Jeden przelew może rozliczyć dokładnie jedną fakturę VAT.

Do obsługi nowego mechanizmu płatności większości firm powinien wystarczyć dobry, na bieżąco aktualizowany system. Najlepiej, aby było to narzędzie wbudowane w strukturę programu, który wspiera przedsiębiorcę w  obsłudze biznesu, w tym sfery finansowo-księgowej.

Kluczową rolę odgrywa tutaj producent oprogramowania, który powinien na czas dostarczyć kompletne i na bieżąco aktualizowane rozwiązanie, pozwalające na obsługę przelewów w mechanizmie podzielonej płatności. Powinno ono maksymalnie ułatwiać zarządzanie tym procesem.

Choć wydaje się, że mechanizm może nie być powszechnie stosowany przez mikro i małych przedsiębiorców, specjaliści InsERT – wiodącego producenta oprogramowania dla MSP – zwracają uwagę na zależności, które mogą wywołać odwrotny do przewidywanego efekt.

– Wydaje się, że do korzystania z mechanizmu podzielonej płatności przedsiębiorcy będą w perspektywie czasu zmuszeni. Jeżeli na split payment zdecydują się np. duże firmy, to w pewnym sensie wymuszą na swoich dostawcach takie same płatności. W efekcie na podzieloną płatność może zdecydować się znaczna część firm. Przedsiębiorstwo, które otrzyma zapłatę na rachunek VAT, nie chcąc blokować sobie tych środków, będzie opłacało swoje zobowiązania w pierwszej kolejności pieniędzmi zgromadzonymi na rachunku VAT – mówi Rafał Płaszewski, menedżer produktu w dziale rozwoju InsERT. – Aby w pełni obsłużyć tego typu transakcje, konieczna będzie aktualizacja oprogramowania systemów sprzedaży i systemów księgowych, w tym naszego Subiekta, Rachmistrza i Rewizora – dodaje.

Bartosz Niedzielski, starszy menedżer produktu w dziale oprogramowania InsERT, zwraca uwagę na utrudnienia, jakie wprowadzenie podzielonej płatności może wywołać w działalności mikro i małych przedsiębiorców.

– Pomimo usilnych starań ustawodawcy, żeby mechanizm podzielonej płatności był jak najmniej uciążliwy, w szczególności dla małych przedsiębiorców, to właśnie oni mogą najwięcej na tym mechanizmie stracić. Teoretycznie nie muszą posiadać rachunków VAT. Są one otwierane tylko do rachunków rozliczeniowych, tzw. firmowych, a wielu małych przedsiębiorców korzysta z prywatnych rachunków, czyli oszczędnościowo-rozliczeniowych. W praktyce jednak kontrahenci mogą na nich wymusić założenie rachunków VAT. Podwykonawcy lub tzw. samozatrudnieni, którzy głównie wystawiają faktury na przelew, będą otrzymywać kwoty VAT z faktur na rachunek VAT. Sami nie będą mogli jednak opłacać swoich zobowiązań w ten sposób, gdyż większość z nich opłacają kartą lub gotówką. Pieniądze z rachunku VAT będą mogli  zatem wykorzystać tylko do regulowania podatku VAT i będzie im się odkładać na rachunku różnica między podatkiem należnym, a naliczonym. Żeby odzyskać te pieniądze, będą musieli pisać wnioski do naczelnika swojego urzędu skarbowego – tłumaczy Bartosz Niedzielski. – Dużym ułatwieniem dla małych przedsiębiorców byłaby możliwość płacenia w mechanizmie split payment za pomocą karty płatniczej oraz możliwość zapłacenia podatku PIT z rachunku VAT. Jestem pewien, że mechanizm podzielonej płatności będzie się jeszcze zmieniał, zobaczymy, czy ustawodawca w przyszłości rozszerzy go o takie możliwości – podkreśla.

Producent powszechnie używanego przez MSP oprogramowania wprowadził już nowe rozwiązania w linii InsERT nexo (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor), InsERT GT (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor) oraz w systemie Navireo ERP. Użytkownicy tych systemów, w ramach aktywnego abonamentu, otrzymali wygodne i zrozumiałe w obsłudze narzędzia do obsługi mechanizmu podzielonej płatności.

Producent jest przygotowany również na rozszerzenie stosowania split payment. Jego specjaliści bacznie przyglądają się praktycznym aspektom stosowania mechanizmu, aby móc odpowiednio modyfikować systemy.