Z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej wiąże się też mnóstwo „papierkowej roboty" -faktury, rachunki, składki ZUS, podatki, sprawozdania do Głównego Urzędu Statystycznego. Szybko okazuje się, że potrzebny jest ktoś, kto zapanuje nad tym tematem i dopilnuje by firma wypełniała wszystkie nałożone przepisami obowiązki.

Na własne barki

Nie ma żadnego przepisu, który nakazywałby firmie zatrudnianie księgowego lub korzystanie z usług biura. Dlaczego by nie zająć się tym samemu? W małych, jednoosobowych firmach, gdzie księgowość jest dość prosta, a minimalizacja kosztów bardzo istotna to kuszące rozwiązanie. Na rynku dostępne są nawet specjalne programy wspierające księgowość, a do tego można pokusić się o podstawowy kurs księgowości.

Takie rozwiązanie ma jednak kilka minusów. Samodzielne prowadzenie księgowości jest czasochłonne. Mając na głowie działanie całej firmy, rzetelne prowadzenie rachunków może okazać się zbyt dużym obciążeniem. Na dodatek trzeba pilnować często zmieniających się przepisów. Za każdą pomyłkę, zamierzoną czy nie, odpowiada osobiście szef firmy.

Księgowa na etat

Idealnym wydawałoby się rozwiązaniem jest zatrudnienie własnej księgowej. Zalety takiego posunięcia są oczywiste. Kompetentna księgowa bez problemu zapanuje nad naszymi fakturami, rachunkami, sprawozdaniami i całą resztą dokumentów. Będzie też na bieżąco śledzić zmiany w przepisach i dostosowywać do nich całą swoją pracę.

Ogromną zaletą własnej księgowej jest szybka wymiana informacji. Będąc pracownikiem firmy, księgowa będzie znać jej specyfikę, jej potrzeby, będzie na bieżąco znać wszystkie niezbędne dane. Będzie też na bieżąco przekazywać ważne informacje i uwagi szefostwu firmy.

Nie jest to jednak doskonałe wyjście. Księgowa to kolejny etat w firmie - trzeba zapłacić jej wynagrodzenie i wszystkie związane z tym koszty, trzeba zapewnić jej stanowisko pracy. Co gorsza księgowa też korzysta z urlopów czy zwolnień lekarskich. I wreszcie kwestia odpowiedzialności - nadal ciąży ona na szefostwie firmy. Teoretycznie można za pomocą odpowiedniej umowy przekazać tą odpowiedzialność na księgową, ale nie łudźmy się - w przypadku dużego błędu i większych kwot, szanse na wyegzekwowanie ich są raczej niewielkie.

Outsourcing, czyli biuro rachunkowe

Trzecim wyjściem jest przekazanie całej rachunkowości w ręce biura rachunkowego. Na rynku działa cała gama takich firm - od „księgowych do wynajęcia" po duże biura oferujące rozbudowane systemy księgowości. Dobranie odpowiedniego do swoich potrzeb biura nie powinno być problemem.

- Biuro rachunkowe nie chodzi na L4, nie potrzebuje dodatkowych szkoleń, ani własnego biurka w firmie. Za to dysponuje doświadczeniem i profesjonalną kadrą. Biura mają też własne systemy komputerowe, zapewniają też przystępną i kompletną sprawozdawczość - wylicza zalety Małgorzata Bazan z katowickiego biura KPDA.

Dużym atutem biur rachunkowych jest kwestia odpowiedzialności, którą biorą na siebie. Biuro rachunkowe musi mieć polisę ubezpieczeniową zabezpieczającą przed skutkami błędów. Profesjonalne biura starają się rozszerzać tą polisę o wszelkie możliwe zabezpieczenia. Dzięki temu firmy zlecające im usługi mogą spać spokojnie. Nie muszą też stresować się ewentualnymi kontrolami z Urzędu Skarbowego - kontrolerzy przychodzą do biura i tam sprawdzają całą dokumentację.

Problemem może być kwestia komunikacji. Mając własną księgową szef firmy ma szybki dostęp do wszystkich informacji. W przypadku biura jest to trochę trudniejsze. Większość biur jest jednak stale do dyspozycji swoich klientów. W szczególnych przypadkach, kiedy klient wymaga sprawnego przepływu informacji, zawsze można wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakty z nim.

Według potrzeb

Każda firma ma inne potrzeby w zakresie księgowości. Małe i średnie firmy zazwyczaj korzystają z usług firm outsourcingowych. W ten sposób utrzymują koszty na znośnym poziomie i pozbywają się też odpowiedzialności za rachunkowość.

W dużych firmach zwykle tworzy się własne działy księgowości. Dla takich przedsiębiorstw jeden czy dwa dodatkowe etaty nie robią większej różnicy, a wygoda takiego rozwiązania jest spora. Zdarza się jednak, że i duże firmy korzystają z usług zewnętrznych księgowych - kwestia odpowiedzialności i doświadczenia firm outsourcingowych ma tu spore znaczenie.