Obowiązkiem prowadzenia księgowości objęta jest każda firma posiadająca swoją siedzibę lub oddział na terenie naszego kraju. Jej właściciele mogą zdecydować się na stworzenie własnego działu księgowości, co wiąże się jednak z dość dużymi kosztami. Posiadanie takiej jednostki nie zawsze jest opłacalne, chociażby ze względu na brak odpowiedniej ilości pracy dla takiego działu. Innym rozwiązaniem jest zlecenie prowadzenia księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu lub samodzielne rozliczanie się, np. przez Internet.

Na prowadzenie księgowości online decydują się najczęściej właściciele małych firm, którym zależy na ograniczeniu kosztów. Często wysuwanym przez nich argumentem, szczególnie na początku działalności, jest mała ilość koniecznych do odnotowania operacji. Z optymalnym, jak mogłoby się wydawać, rozwiązaniem dla takich przedsiębiorców przychodzą portale oferujące księgowość online. Kuszą one możliwością uzyskania fachowej porady, ograniczenia kosztów i kontrolowania 24 godziny na dobę wszystkich danych dotyczących firmy. Wszystko to możliwe jest bez wychodzenia z domu, co mogłoby sugerować oszczędność czasu. Czy aby na pewno?

Dla wielu przedsiębiorców takie rozwiązanie wydaje się idealne, jednak obarczone jest ryzykiem,o którym informacji nie znajdą na stronach firm oferujących księgowość online.

- Warto zwrócić uwagę w jaki sposób działają biura rachunkowe online. Większość z nich oferuje tylko platformę, która pozwala na samodzielne rozliczanie się. Przedsiębiorca pozostawiony jest sam sobie. Musi własnoręcznie uzupełniać dane, a jeśli ma jakieś wątpliwości, może jedynie przeczytać udostępniony przez biuro poradnik, który ma je rozwiać lub ewentualnie zadzwonić na infolinię, o ile taka jest dostępna. Jako że to on wykonuje wszystkie czynności, sam również ponosi bezpośrednią odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym – tłumaczy Maciej Paraszczak, prezes zarządu biur rachunkowych Meritoros, które świadczą kompleksowe usługi księgowości w modelu tradycyjnym, połączonym z dostępem online.
Korzystanie z księgowości wyłącznie online pociąga więc za sobą liczne konsekwencje. Do najważniejszych z nich należą:

Konieczność znajomości przepisów
Przedsiębiorca prowadzący samodzielnie księgowość powinien znać przepisy podatkowe w stopniu nie mniejszym niż profesjonalny księgowy. Musi monitorować na bieżąco zmiany stawek, formy opodatkowania, obowiązujące limity. Pytanie, czy czas poświęcony na naukę księgowości nie byłby z większym pożytkiem wykorzystany na rozwijanie tej części biznesu, która naprawdę przynosi zyski i w której się specjalizujemy?

Ponoszenie odpowiedzialności za pomyłki
Tradycyjne biura rachunkowe posiadają ubezpieczenie od Odpowiedzialności Cywilnej, które w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w rozliczeniach, pozwala im przyjąć na siebie  konsekwencje finansowe. Księgowość online prowadzona jest przez samego przedsiębiorcę, który większość danych wprowadza samodzielnie, dlatego odpowiedzialność za błędy w rozliczeniu spada całkowicie na niego.

Ryzyko ponoszenia odpowiedzialności karnej
Jeżeli suma błędów w rozliczeniach podatkowych w razie kontroli Urzędu Skarbowego przekroczy pewien próg, w niektórych sytuacjach skutkować to może postawieniem przedsiębiorcy zarzutów zawartych w Kodeksie Karnym Skarbowym. Może to oznaczać zakaz prowadzenia określonych rodzajów lub nawet, w wyjątkowych przypadkach, wszelkiej działalności gospodarczej.

Ograniczanie kosztów
Przedsiębiorcy decydują się na model rozliczania online przede wszystkim z uwagi na redukcję kosztów, podczas gdy różnica w cenie pomiędzymodelem tradycyjnym a modelem online jest czasami zaskakująco mała. Szczególnie dla mikrofirm oraz specjalistów działających w ramach własnej działalności gospodarczej, biura rachunkowe funkcjonujące w modelu tradycyjnym mają oferty zaczynające się od 99,00 PLN podczas gdy średnia cena za dostęp do systemu w którym trzeba wszystko robić samemu to 30-40 PLN. Pytanie, czy przypadkiem jedna błędna decyzja podatkowa w ciągu roku nie będzie kosztować nas więcej, niż zaoszczędzone kilkadziesiąt złotych miesięcznie.

Decydując się na tradycyjne biuro rachunkowe, przedsiębiorca może liczyć natomiast na fachową pomoc specjalistów, którzy służą radą dostosowaną do jego sytuacji, ustalają wszystkie należności wobec Urzędu Skarbowego i ZUS, prowadzą Księgę Przychodów i Rozchodów oraz odpowiadają osobiście za wszelkie niezgodności w rozliczeniach. Tradycyjne biuro rachunkowe, które oferuje również obsługę klienta online, gwarantuje mu, oprócz braku konieczności wprowadzania danych osobiście, pamiętania o terminach i analizowania kruczków podatkowych, dostęp do wszelkich danych finansowych firmy przez Internet.

Nadesłał: MERITOROS http://www.meritoros.pl