To już nie tylko nowy system, a zupełnie nowe podejście do procesów finansowych i zarządzania danymi.

Dziś księgowi nie są już wyłącznie osobami wprowadzającymi dokumenty i pilnującymi liczb. W świecie automatyzacji stają się ekspertami od informacji finansowej, kontrolują jakość danych i wspierają decyzje biznesowe.

Cyfryzacja to jednak dla większości firm księgowych nadal duże wyzwanie.

Nowa codzienność w księgowości

Wdrożenie KSeF redefiniuje sposób pracy księgowych - zarówno w firmach, jak i w biurach rachunkowych. Faktury ustrukturyzowane trafiają bezpośrednio do systemu, a księgowi nie przeglądają już dokumentów w tradycyjnym rozumieniu. Nie zobaczymy już księgowych analizujących kolejne faktury w opasłych segregatorach. Dzisiaj dane są automatycznie przetwarzane i nie wymagają ręcznej pracy.

To oznacza, że kluczowe stają się nie tylko umiejętności obsługi systemów, ale też rozumienie ich logiki. Księgowi coraz częściej muszą wychodzić poza wyuczony schemat pracy - w tym: obsługiwać integracje między KSeF, a systemami ERP, a także diagnozować błędy techniczne i statusowe w systemie. To dla wielu duża nowość.

KSeF zmienia codzienną pracę księgowych bardziej, niż kiedykolwiek wcześniej. Więcej czasu poświęca się dziś analizie danych i nadzorowi procesów, a mniej ręcznemu księgowaniu. My pracujemy tak od lat - w pełni zdalnie, automatyzując kluczowe procesy. Wiemy jednak, że biura księgowe mają dziś poważny kompetencyjny i cyfryzacyjny problem - mówi Małgorzata Mazur, Partner Zarządzający i Współzałożyciel Value Finance.

Kontrola jakości danych - najważniejsze zadanie nowoczesnych księgowych

Choć systemy automatyzujące księgowość potrafią przetwarzać ogromne ilości danych w sekundę, rola księgowych polega przede wszystkim na weryfikowaniu logiki prezentacji danych - nie tylko na sprawdzaniu ich poprawności formalnej, ale też na weryfikacji sensowności i spójności informacji. Księgowy ocenia, czy liczby i struktura danych w fakturach oraz raportach mają sens biznesowy, czy wartości pokrywają się między różnymi systemami i czy wszystko jest zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Innymi słowy - kontrola jakości to dziś połączenie dokładności technicznej z myśleniem analitycznym i logicznym, i to rolą księgowych jest weryfikacja czy automatyczne przetwarzanie nie wprowadza błędów w interpretacji danych.

Prawo podatkowe w cyfrowym obiegu dokumentów

KSeF nie zmienia zasad opodatkowania, ale wprowadza nowe realia ich stosowania. Księgowi już to rozumieją - zmienia się natomiast ich rola, ponieważ będą musieli w większym stopniu tłumaczyć przedsiębiorcom moment wystawienia i przesłania faktury, zasady korygowania dokumentów oraz zależności między KSeF, a systemami raportowania, takimi jak JPK.

To połączenie wiedzy podatkowej i technologicznej. W praktyce księgowi stają się ekspertami zarówno w zakresie samych przepisów, jak i w cyfrowych systemach finansowych. Dla wielu jest to nowe wyzwanie i czas pokaże czy rynek księgowych temu sprosta.

Od księgowania do zarządzania procesami

Nowoczesna księgowość to dziś projektowanie i nadzorowanie procesów finansowych. Księgowi tworzą procedury obiegu dokumentów, ustalają zasady współpracy z klientami i wdrażają standardy pracy w systemach finansowych.

W dzisiejszych realiach księgowi stają się koordynatorami procesów, aktywnie współpracują z działami IT, wspierając operacje finansowe i działania controllingu. Czas, kiedy ich rola ograniczała się wyłącznie do wykonywania operacji księgowych, definitywnie się skończył.

W nowoczesnych biurach księgowych coraz częściej mówimy o zarządzaniu procesami księgowymi, a nie tylko o samym księgowaniu. Dużą część naszej pracy zajmuje dziś projektowanie obiegu dokumentów i wdrażanie rozwiązań technologicznych, które realnie usprawniają działanie zespołów. Trzeba przy tym pamiętać, że KSeF to nie jest wyłącznie projekt księgowy, ale i informatyczny oraz administracyjny, na który trzeba być odpowiednio przygotowanym. W przeciwnym razie - system szybko obnaży chaos i zacznie generować problemy. - podkreśla Małgorzata Mazur.

Analityka finansowa w centrum uwagi

Dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów księgowi mają dostęp do danych w czasie rzeczywistym, co otwiera nowe możliwości analityczne. Przygotowują raporty, analizują wyniki przedsiębiorstwa, wspierają zarządy w podejmowaniu decyzji strategicznych oraz dostarczają kluczowe dane i wnioski dla CFO.

To właśnie analityka finansowa staje się przyszłością zawodu i tego oczekuje się dzisiaj od nowoczesnej księgowości. Mniej ręcznej pracy, a więcej analizy i realnego wpływu na sytuację finansową firmy.

Kompetencje komunikacyjne rosną w siłę

Cyfryzacja nie zmniejsza znaczenia kontaktu z klientem - wręcz przeciwnie. Rolą księgowych jest dzisiaj tłumaczenie zasad KSeF, wspieranie klientów w odpowiedniej organizacji procesów oraz interpretacji nowych obowiązków podatkowych. Kompetencje komunikacyjne stają się dziś równie ważne, jak te techniczne.

Największym wyzwaniem KSeF nie jest tak naprawdę sama technologia, lecz zmiana sposobu pracy, myślenia i funkcjonowania - zarówno  firm, jak i zespołów księgowych. Musimy być generatorem tych zmian, ale jednocześnie edukować klientów i zespoły księgowe, i być dla nich prawdziwym wsparciem w tych zmianach - podkreśla Małgorzata Mazur.

Nowe wymagania rynku pracy

Zmiany technologiczne wpływają również na strukturę stanowisk w księgowości. Na poziomie młodszych księgowych kluczowa jest znajomość systemów i podstawowych procesów obsługi faktur w KSeF, przy czym automatyzacja i cyfryzacja będą stopniowo ograniczać zapotrzebowanie na stanowiska juniorskie. Samodzielni księgowi muszą natomiast odpowiadać za pełną obsługę klientów oraz prawidłowość rozliczeń podatkowych.

Na wyższych stanowiskach rośnie znaczenie kompetencji zarządczych i komunikacyjnych. Liderzy zespołów odpowiadają za organizację pracy w środowisku cyfrowym, kontrolę jakości danych, wdrażanie nowych pracowników, a także za efektywną komunikację - zarówno wewnątrz zespołów, jak i z klientami oraz zarządem. To wyraźnie pokazuje, że komunikacja staje się jedną z kluczowych kompetencji w nowoczesnej księgowości i jest istotną zmianą na rynku.

Nowoczesna księgowość, to dzisiaj przyszłość

KSeF udowadnia jedno: automatyzacja nie zabiera roli księgowym, tylko podnosi ją  do rangi strategicznej. Ten zawód przestaje być wyłącznie operacyjny. Dziś wymaga kompetencji technologicznych, analitycznych i doradczych, a księgowi stają się kluczowymi ekspertami do spraw finansów w organizacji.

To oni kontrolują  jakość danych finansowych, nadzorują bezpieczeństwo procesów podatkowych i wspierają decyzje biznesowe. W świecie cyfrowych finansów księgowi już nie tylko księgują i wykonują powtarzalne czynności, ale kształtują działanie całej firmy.