Można by sądzić, że kto jak to, ale właściciele małych i średnich przedsiębiorstw z pewnością potrafią liczyć każdą złotówkę – w końcu nawet niewielkie oszczędności mogą mieć znaczenie dla ich biznesów. Tym bardziej dziwić może sytuacja, w której przedsiębiorcy ponoszą poważne koszty, na działania, które nie tylko nie są konieczne, ale co więcej, nie przekładają się na żadne korzyści!

Realne koszty

O jakich kosztach mówimy? Można by pomyśleć, że jedna faktura generuje jedynie groszowe wydatki związane z wartością kartki papieru. Do tego należy jednak doliczyć koszt tonera do drukarki, kopert, znaczków pocztowych oraz koszty osobowe pracownika, który musi przeznaczać swój czas pracy na drukowanie, pakowanie, wysyłanie dokumentów, a często także na stanie w kolejkach na poczcie. Czy nie mógłby spożytkować swojej energii na zadania bardziej istotne dla funkcjonowania firmy?

Warto uwzględnić również konieczność zakupu dodatkowych segregatorów oraz zorganizowania przestrzeni dla papierowych faktur. Pamiętajmy, że dokumentację należy przechowywać przez 5 lat, a więc nawet w niedużej firmie wiąże się to z koniecznością magazynowania tysięcy dokumentów.

Nie zapominajmy przy tym, że od momentu wystawienia papierowej faktury do chwili otrzymania jej przez adresata, musi minąć co najmniej kilka dni. Gdyby faktura została wysłana drogą elektroniczną, w wielu przypadkach zostałaby także wcześniej opłacona, co miałoby pozytywny wpływ na płynność finansową firmy-sprzedawcy.

Zero zysków

Skoro jednak tak wielu przedsiębiorców upiera się przy wystawianiu faktur papierowych, to być może wynika to z korzyści, jakie mogą dzięki temu osiągnąć? Niestety, trudno takie znaleźć.

Najczęstszym argumentem właścicieli firm przeciwko wystawianiu faktur elektronicznych jest obawa przed reakcją urzędu skarbowego. Jednak od 2013 roku, kiedy przepisy umożliwiające przechowywanie i wysyłanie e-faktur weszły w życie, do publicznej wiadomości nie przedostała się żadna informacja o tym, jakoby urząd skarbowy zakwestionował wiarygodność jakichkolwiek faktur ze względu na to, że nie zostały wydrukowane.

Fakturę można wysłać nawet e-mailem, choć przedsiębiorca chcący mieć gwarancję, że odbiorca nie będzie miał wątpliwości co do jej wiarygodności, może wysłać dokument bezpośrednio z programu księgowego. Taką funkcjonalność posiada obecnie wiele programów do wystawiania faktur, m.in. Systim.pl.

Jeśli faktyczną przeszkodą w przesyłaniu faktur on-line nie są zapisy prawa, to przyczyna przesadnie ostrożnego zachowania przedsiębiorców wynika prawdopodobnie z innych powodów. Można podejrzewać, że dużą rolę odgrywają tutaj przyzwyczajenia. Osobom, które prowadzą swój biznes od wielu lat, trudno być może wprowadzić zmiany w funkcjonowaniu firmy.  Może się też okazać, że przestarzały program księgowy nie posiada funkcji przesyłania faktur drogą elektroniczną, ani nawet zapisywania ich w formacie PDF. W takiej sytuacji przejście na e-faktury wymagać będzie zmiany oprogramowania.

Opłacalna innowacja

Zmiana systemu do księgowania to zawsze poważna operacja, szczególnie jeśli przedsiębiorca chce przenieść do nowego programu dokumentację z lat poprzednich. Nie jest to jednak niemożliwe, a dzięki programom dostępnym w chmurze, rozpoczęcie korzystania z nowego systemu nie musi wiązać się z dużymi kosztami. Zamiast jednorazowej, co najmniej kilkuset złotowej opłaty za program dla jednego komputera, wybrać można aplikację dostępną on-line, dostępną nawet za kilka złotych miesięcznie.

- W programie Systim.pl możliwe jest przeniesienie kartoteki produktów i kontrahentów z siedmiu innych programów księgowych oraz z Excela. Jeśli klient zechce przenieść faktury, jest to możliwe na indywidualne zamówienie – wyjaśnia Maciej Blajer, prezes firmy programistycznej Enadis.

Jeśli program jest dostępny w chmurze, można korzystać z niego w dowolnym miejscu i czasie, a więc nie musi być przypisany do konkretnego stanowiska pracy. Dzięki temu właściciel małej firmy może wystawić fakturę w domu lub bezpośrednio podczas spotkania z klientem.

Warto podkreślić, że e-faktury są nie tylko tańsze, ale także wygodniejsze od faktur papierowych. Przechowywanie ich w jednym systemie umożliwia łatwy dostęp do wszystkich dokumentów, bez względu na to, ile faktur miesięcznie wystawia dana firma. Z pewnością łatwiej je przeszukiwać, gdy znajdują się w komputerze niż w segregatorach.

Poza tym w nowoczesnych programach do księgowania wystawianie faktur wiąże się z dodatkowymi funkcjonalnościami. Na przykład na fakturze można automatycznie zamieszczać informacje o zaległych płatnościach i naliczonych odsetkach.  W formie elektronicznej wystawić można zarówno „zwykłe” faktury, jak również korekty, faktury zaliczkowe, rachunki, pro formy. W Systim.pl można nawet tworzyć własne szablony dokumentów, co może być szczególnie przydatne dla firm zagranicznych lub polskich, ale działających na wielu rynkach.

- Fakturę najlepiej stworzyć w wersji elektronicznej i przechowywać od razu w tym samym systemie, w którym została utworzona. Z tego samego programu możemy wysłać ją do kontrahenta, który już kilka minut później będzie mógł zaksięgować ją u siebie – mówi Maciej Blajer. – W przypadku kontroli skarbowej nie trzeba drukować faktur. Wystarczy zapewnić urzędnikom dostęp do faktur elektronicznych. Nie ma też potrzeby, aby na fakturach stosować podpis elektroniczny – podkreśla.

Przyszłość należy do e-faktur

Szacuje się, że w roku 2017 już połowa wszystkich dokumentów wystawianych w Unii Europejskiej będzie miała postać elektroniczną. Można też zakładać, że w przyszłości zmiany prawne będą szły w kierunku upowszechniania dokumentacji elektronicznej i wycofywania wydruków (m.in. z powodów ekologicznych).

Oznacza to, że za kilka lat problemy mogą mieć raczej ci przedsiębiorcy, którzy zechcą trwać przy dokumentach papierowych niż ci, którzy wykorzystują w swojej pracy nowoczesne narzędzia. A skoro tak, to im szybciej firma zacznie „digitalizować” dokumenty, tym mniej ich będzie musiała przetworzyć na postać elektroniczną w przyszłości. Wcześniejsze przejście na e-faktury może więc oznaczać realne oszczędności.