Czym jest e-faktura?

Fakturą elektroniczną jest faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. To oznacza, że możesz fakturę np. wydrukować, zeskanować oryginał i przesłać pocztą elektroniczną. Jeśli przekażesz ją tylko w formie elektronicznej, wszystko będzie w porządku.

Co zmienia nowe rozporządzenie Ministra Finansów?

Do tej pory odbiorca musiał wyrazić zgodę na przesłanie faktury tylko drogą elektroniczną. Od 2013 można domniemywać zgodę odbiorcy na przesłanie faktury w postaci elektronicznej. W praktyce? Możesz wysłać fakturę np. e-mailem bez posiadania zgody nabywcy. Jeśli opłaci ją, nie będzie można postawić Ci zarzutu jakichkolwiek braków formalnych.

Możesz się zatem spodziewać, że klienci będą zgłaszać brak zgody na otrzymywanie e-faktury. Odwrotnie zatem niż do tej pory, bardziej istotne jest przechowywanie informacji który kontrahent NIE wyraził zgody.

Doprecyzowana została też kwestia przechowywania e-faktur. W skrócie: należy je przechowywać w formie elektronicznej, nie koniecznie na terytorium kraju. Sam wydruk e-faktury bez posiadania pliku w formie elektronicznej, nie jest wiarygodnym dokumentem.

Polscy przedsiębiorcy nie lubią formy elektronicznej

Małe i średnie firmy z Europy wymieniają między sobą faktury w postaci elektronicznej. Wg danych Eurostat z 2010 roku w czołówce znajdują się Włochy i Litwa, gdzie ponad 50% przedsiębiorstw zatrudniających przynajmniej 10 pracowników wysyła lub otrzymuje e-faktury. Polska w tych statystykach przedstawiana jest na szarym końcu. Zaledwie 16% wspomnianych firm wysyła lub otrzymuje faktury elektroniczne.  

E-faktura zyska na popularności na całym świecie

Szacuje się, że do 2015 roku większość firm w USA będzie wysyłać faktury tylko drogą elektroniczną. Komisja Europejska postawiła sobie za cel, aby do 2020 roku e-faktura była główną formą fakturowania w Europie. Zmiany legislacyjne i nowe technologie mają w tym pomóc.

Do samych przedsiębiorców przemawiają najbardziej 3 argumenty:

·         zwiększenie efektywności pracy przez zaoszczędzenie czasu potrzebnego na wysłanie faktury standardową drogą i przez wyeliminowanie błędów przy ich wprowadzaniu,

·         przyspieszenie cyklu fakturowania, a przez to szybsze otrzymanie należności,

·         redukcja kosztów obsługi procesu fakturowania.

Warto czy nie warto?

Patrząc na firmy różnych wielkości wprowadzenie e-faktury jest największym wyzwaniem dla mikro, małych i średnich firm. Nowe rozporządzenie Ministra Finansów zburzyło kilka barier prawnych. Pozostały jednak nadal bariery wewnątrz firm. Większość małych firm nie jest gotowa na „procesowanie” faktur w formie elektronicznej. Stare przyzwyczajenia do faktury na papierze, brak narzędzi do zarządzania obiegiem e-faktur utrudnia sprawę. Może jednak okazać się, że nim rozważysz za i przeciw, do przesyłania faktur w formie elektronicznej zmusi Cię klient. Najprostszą formą jest przesłanie PDF pocztą elektroniczną. Większość programów do fakturowania pozwoli Ci przesłać w ten sposób e-fakturę do klienta, jak i załączyć otrzymaną e-fakturę do odpowiedniej pozycji w ewidencji kosztów. Wystarczy poszukać właściwych narzędzi.

Joanna Reich

Product Manager Intea

www.intea.pl