Jeszcze przed podpisaniem pierwszej umowy o pracę, należy założyć pracownikowi tak zwaną teczkę osobową. Musi ona zawierać niezbędny zestaw dokumentów. Braki w teczce, zwłaszcza jeśli są poważne i dotyczą wielu pracowników, mogą być podstawą do wymierzenia firmie grzywny. Aby założyć teczkę pracownika, należy najpierw wręczyć mu do wypełnienia kilka odpowiednich formularzy, do których wpisze dane osobowe. Dlatego przy zatrudnianiu pomocne mogą okazać się bazy darmowych dokumentów on­line, w których w jednym miejscu zgromadzone są druki i formularze dla firm. Taki wykaz, często oznaczony hasłem „druki kadrowe darmowe pobierz”, pomaga upewnić się, iż założona teczka jest kompletna. Także dalsze prowadzenie zatrudnienia wymaga rzetelnej wiedzy o niezbędnych dokumentach, które muszą być przechowywane w teczce pracowniczej, podczas całego okresu trwania zatrudnienia. Są to na przykład kolejne umowy o pracę czy druki z wykazem urlopów (tak zwana karta urlopowa). Jeśli wpiszemy w wyszukiwarkę internetową frazę „druki kadrowe darmowe programy”, znajdziemy bezpłatne narzędzia, niezbędne przy zatrudnieniu, co ma znaczenie zwłaszcza dla firm rozpoczynających działalność.