Budżet w projekcie, czyli ile to będzie nas kosztowało?  Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane w projekcie unijnym

Określanie ram finansowych, czyli stworzenie budżetu w projekcie, to jedna z najważniejszych i najtrudniejszych czynności. Poprawnie sporządzony budżet to kwintesencja projektu – świadczy o tym, że projekt jest w 100% przemyślany.

Jedną z najtrudniejszych czynności przy sporządzaniu budżetu jest określenie tzw. „kwalifikowalności kosztów”. Chodzi o rozpoznanie, które z wydatków ponoszonych podczas wykonywania projektu mogą zostać pokryte ze środków unijnych (tzw. koszty kwalifikowane), a które nie (tzw. koszty niekwalifikowane). Należy pamiętać, że kategorie kosztów kwalifikujących się do refundacji z różnych programów unijnych np. Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) są podawane w odpowiednich wytycznych, dotyczących kwalifikowalności kosztów.

Cym są koszty kwalifikowane?

Koszty kwalifikowane to wszystkie te wydatki, które mogą zostać pokryte ze środków otrzymanych na realizację projektu.

Ogólna zasada głosi, że aby wydatki zostały uznany za koszty kwalifikowane:

• muszą zostać poniesione w ramach projektu
• są niezbędne do realizacji projektu
• są rzetelnie udokumentowane i możliwe do zweryfikowania
• są zgodne z obowiązującymi przepisami
• zostały faktycznie poniesione

Najwięcej kontrowersji budzi stwierdzenie czy, rzeczywiście wydatek jest niezbędny do realizacji projektu. Rozróżnienie pomiędzy kosztami kwalifikowanymi,
a niekwalifikowanymi nie jest wcale proste.

Koszty kwalifikowane – jakie wydatki możemy do nich zaliczyć?

• koszt audytu (jeżeli jest on konieczny)
• koszt obsługi rachunku bankowego projektu
• koszty używania telefonów komórkowych w projekcie
• zakup dodatkowego oprogramowania (MS Office)
• dostęp do Internetu
• wydatki na marketing projektu – w tym materiały informacyjne i promocyjne
• opłaty notarialne
• opłaty za przesyłki pocztowe
• koszty wynajmu lub leasingu sprzętu – używanego w projekcie, ale ponoszone tylko w trakcie jego realizacji
• wydatki związane z prowadzeniem dokumentacji projektu
• koszty doradztwa prawnego, ale tylko wtedy, gdy są bezpośrednio związane z projektem i są one niezbędne do jego wdrażania i realizacji – tzn., że bez ich przeprowadzenia i wykonania projekt nie zostałby zrealizowany
• składniki podatkowe (podatek dochodowy, ZUS) związane z zatrudnieniem personelu (na umowę o dzieło, zlecenie, pracę)

Koszty kwalifikowane – jakich wydatków nie możemy do nich zaliczyć?

• kosztu przygotowania wniosku
• zakupu nieruchomości zabudowanej
• naprawy sprzętu
• pożyczki i spłaty rat lub odsetek
• mandaty, opłaty karne, wydatki i procesy sądowe
• wydatki nie odnoszące się bezpośrednio do projektu
• wydatki nieudokumentowane

Pamiętajmy, żeby stworzyć poprawny budżet projektu dla danej instytucji, trzeba przede wszystkim wiedzieć, jakie koszty (kategorie kosztów) są akceptowalne w danym projekcie. Instytucje finansujące, zarządzające środkami publicznymi zwykle publikują wytyczne, dotyczące danego programu.  Elementem tych wytycznych jest katalog kosztów tzw. niekwalifikowanych. Trzeba dobrze poznać te wytyczne, żeby wiedzieć, których kosztów nie możemy wykazać w budżecie danego projektu i które musimy pokryć ze środków własnych. Przed rozpoczęciem pracy nad budżetem projektu powinniśmy również poznać sposób rozliczania dotacji – rodzaj sprawozdawczości i wymaganej dokumentacji, ich formy aby posiadać potwierdzenie poniesionych wydatków.

Masz pomysł na projekt? Obawiasz się że nie poradzisz sobie ze sporządzeniem budżetu by dostać dotacje? W tym roku to już ostatnia szansa by uzyskać dotacje, dlatego warto już dziś sprawdzić, czy Twoja firma ma szanse na pozyskanie Dotacji. Tylko 20 pierwszych firm, które klikną TERAZ przycisk „ODBIERAM” otrzyma szansę BEZPŁATNEGO sprawdzenia swojej inwestycji lub informacje na co teraz można uzyskać Dotacje.

http://promocja.dotacjeunii.pl/